Illustration du logiciel de GED zensolutions

GED : Gestion Electronique de Documents.

Le logiciel de GED est un outil qui permet l'acquisition, le stockage et l'archivage de documents.

Mettre en place une GED, c'est mettre en place une méthodologie de travail collaboratif. Ce type de solution est source de gains de productivité aussi bien pour les grandes entreprises que les TPE et les PME.

voir aussi : les différents types de GED

Mains superposées pour illustrer les quatre pivots principaux de la GED

Les 4 pivots d'une solution de GED

L'acquisition des documents

Cette étape recouvre les étapes de numérisation de document,c'est à dire la transformation du document papier en un format électronique (TIFF ou PDF).
A cette première étape, on ajoutera également la capture des flux mails, télécopies ainsi que les flux issus des applications tierces (spoules par exemple).

Le classement des documents

Le classement des documents s'effectuera selon différentes approches :

Classement par type : ce document est une facture, ce document est un bon de commande...
Classement par metadonnées : ce document émane du tiers "DUPONT", du fournisseur "DURANT"
Classement par contenu : ce document contient la phrase "réglementation d'urbanisme".

Le stockage des documents

Le stockage des documents doit être organisé via une politique de stockage cohérente qui devra appréhender les problématiques de durée de conservation, de support de stockage et d'organisation de stockage.

La diffusion des documents

La concentration en un seul lieu d'une masse importante de documents doit s'accompagner de règles strictes de confidentialité.

Les habilitations et droits d'accès devront pouvoir être facilement alloués ou restreints pour chaque utilisateur selon le niveau d'autorisation qui lui a été attribué.