Le Pack Silver, une GED complète pour les PME

Gestion des scanners départementaux
Prise en charge de logiciels tiers de numérisation

L'intégration des flux courriers sera pris en charge par un service ZEN qui capturera les fichiers électroniques produits par vos scanners départementaux ou individuels.

Les flux courriers seront généralement stockés sour le format TIFF (format standard de la GEIDE) mais également au format PDF.

L'architecture de notre suite logicielle permet d'appliquer sur ces documents numérisés un processus d'OCR permettant ainsi un traitement optimal des documents dès leur entrée dans le système de GED.

Les entreprises devant procéder à des opérations de numérisation conséquentes pourront opter pour notre module de numérisation de production permettant le pilotage de la plupart des scanners du marché, y compris les scanners dits "de Production".

Des options complémentaires permettent d'enrichir les modalités d'acquisition de flux, il s'agit de techniques de reconnaissance automatique de documents (RAD), de lecture automatique de documents (LAD).

Modules optionnels pour les Pack Silver & Gold du logiciel Zensolutions

Mots clés connexes :
Numérisation, Workflow, Format Tiff, RAD, LAD, OCR, Module de numérisation ZENSCANMANAGER, Pack Gestion Courrier, Séparateur, Documents concernés, scanners

Capture des flux télécopies

Notre suite logicielle vous permet également de pouvoir mettre en oeuvre une solution de serveurs de télécopies (entrantes et sortantes).

La réception et l'émission des télécopies sont assurées au travers de la mise en place de modems (non compris dans l'offre). Les télécopies sont ensuite automatiquement intégrées dans le système de GED (format TIFF).

Tout comme les documents numérisés, les télécopies entrantes se verront appliquer un processus d'OCR

Des traitements annexes de RAD et de LAD pourront également être mis en oeuvre si besoin.

L'émission de télécopies sera effectuée au travers de la mise à disposition d'une imprimante FAX qui permettra aux utilisateurs d'indiquer les coordonnées de l'émetteur ainsi que les conditions d'envoi souhaitées.

Un accusé de traitement (succès ou échec) sera retourné dans la corbeille de l'émetteur, accusé se présentant sous la forme d'un mail contenant en pièce jointe le document émis (au format TIFF).

Les plus de la version GOLD du logiciel Zensolutions

Mots clés connexes :
Numérisation, Workflow, Format Tiff, RAD, LAD,OCR, documents concernés

Archivage à la demande des mails depuis OUTLOOK

La capture des mails pourra être opérée de plusieurs manières.

Pour les utilisateurs d'OUTLOOK 2003 et 2007, via une macro fournie permettant d'importer les messages sélectionnées dans le dossier GED concerné, l'opération d'import étant accompagnée d'une conversion de format du format MSG au format EML.

Sous la forme d'une extension, via un service de pooling de compte pop qui prendra à sa charge la lecture des boîtes aux lettres et l'injection des mails (format EML) dans la corbeille concernée.

Il est important de noter que le format perenne d'archivage des mails est le format EML qui est le standard d'échange entre les outils Mails.

Une seconde extension est également disponible pour les utilisateurs de LOTUS NOTES, extension se présentant sous la forme d'une macro Lotus leur permettant d'importer les mails sélectionner dans la GED et parallélement de procéder à leur conversion dans le format EML.

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Modules optionnels pour les Pack Silver & Gold du logiciel Zensolutions

Mots clés connexes :
GED, EML, documents concernés

Capture automatique des flux documentaires depuis un répertoire réseau

Il sera également possible de procéder à la capture de flux tiers émanant d'applications externes, ces flux tiers étant déposés sur des chemins réseaux scrutés en permanence.

Une extension permet de gérer spécifiquement les fichiers Spoules I-SERIES (AS400) avec en plus la possibilité de procéder à des opérations de rewamping sur ces spools.

Une extension permet de traiter la problématique de la découpe de flux PDF texte.

Une extension permet également de traiter la problèmatique de la découpe des fichiers TIFF et PDF IMAGE.

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Mots clés connexes :
fichiers spoules, documents concernés, PDF, TIFF

Gestion d'une bibliothèque de modèles de courriers Word

La capture des fluxs bureautiques sera assurée selon plusieurs modalités :

• Glisser/déposer du document directement dans son espace GED de classement
• Utilisateur de la fonction "Envoyer vers" pour procéder à des imports de groupes (répertoire, multi sélection, etc.)
  
  Une fonction permet également de pouvoir produire directement des documents bureautiques depuis l'outil GED, ces documents pouvant être :
• des fichiers WORD bénéficiant alors de fonctions intégrées de fusion avec les métadonnées du système GED

des fichiers d'autres types utilisés comme modèle

Une extension permet de procéder à des opérations de conversion de fichiers bureautiques en format TIFF ou PDF selon un processus automatique.

Modules optionnels pour les Pack Silver & Gold du logiciel Zensolutions

Mots clés connexes :
Format Tiff, format Pdf, documents concernés

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Pré indexation des documents EML par rapport à leur contenu
La version SILVER inclut une fonctionnalité intéressante d'aide au classement des flux mail, l'outil suggérant un lieu de classement en fonction de l'émetteur du mail.

Les plus de la version GOLD du logiciel Zensolutions
Modules optionnels pour les Pack Silver & Gold du logiciel Zensolutions

Mots clés connexes :
EML, documents concernés

Gestion de la durée de conservation par nature de documents
Chaque nature de document peut se voir affecter une durée de conservation propre. Il est également possible de déterminer des modalités de conservation sur des critères plus fonctionnels (ex : "Ne pas conserver les documents des clients non actifs depuis plus de 5 ans").

Modules optionnels pour les Pack Silver & Gold du logiciel Zensolutions

Mots clés connexes :
Durée de conservation

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Niveau d'autorisations
Chaque utilisateur se voit attribuer un niveau d'autorisation et par conséquent hérite des droits attribués à ce niveau.

Traçabilité des accès
Bien entendu, tous les accès à la base documentaire sont sécurisés et peuvent faire l'objet d'une historisation. Il est également possible de paramétrer des alertes sur la survenance d'un événement.

Gestion des droits de lecture/création/mise à jour/suppression/visualisation
Pour chaque niveau d'autorisation, il est possible de définir entité par entité les droits de visualisation, création, suppression, modification. Il est également possible de délimiter les modes d'accès aux méta données pour chaque niveau d'autorisation.

Accès par mot de passe
L'accès au module client s'effectue au travers de la saisie d'un couple Code d'accès/ Mot de passe.

Recherche sur les accès
Le module de recherche permet d'effectuer des recherches sur l'historique des accès (ex : "je veux la liste de tous les dossiers consultés par Pierre depuis 1 mois")

Gestion de droits d'usage des fonctionnalités
L'utilisation de certaines fonctionnalités du produit peut être limitée pour des utilisateurs (ex : Exporter un document depuis la base documentaire ZEN).

Historisation des accès, des évènements
Tous les événements, tous les accès peuvent faire l'objet d'une historisation, la possibilité de consultation de cet historique étant également un droit sujet à restriction.

Gestion des estampilles
Il est possible d'estampiller des entités, ce mécanisme permettant de filtrer l'accès par groupes d'utilisateurs. Exemple : "Les commerciaux de la Région 1 ne peuvent voir que les Dossieurs Clients estampillés Région 1".

Compatibilité avec sécurisation Windows
Notre suite logicielle est construite sur les principes de sécurité de Windows. La sécurisation de l'accès aux documents et aux méta données sera construite autour de la mise en place de mécanisme de groupe d'autorisation Windows, donc facilement gérable par votre administrateur réseau.


Mots clés connexes :
Versionning

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+ de 15 types de champs dont:

Le module de paramétrage permet de définir une bilbiothèque de mots clés qui pourront ensuite être associés à des entités pour mieux les définir. Exemple : On pourra définir un champ "Raison Sociale" et un champ "Téléphone" que l'on associera ensuite à l'entité "Dossier Client" pour la caractériser.

Il est possible de définir des champs de type :

• Alphanumérique avec pour ce type un sous type Majuscules, Minuscules ou Mixte
  
• Numérique avec pour ce type un sous élément, le nombre de décimales
• Code postal, champ qui une fois saisi provoquera l'alimentation automatique d'un champ commune
• Date et heure
• Compteur avec pour ce type un sous élément définissant le mode du compteur : numérique, date, etc.
• Téléphone ou email
• Liste avec pour ce type de champ des sous types (liste fermée, liste ouverte, liste sécurisée, liste interdépendante)
• Radio bouton
  
  

Mise en place de statuts sur les documents
Il est possible de mettre en place des status (états) sur des documents, le changement d'un état à un autre entrainant des mécanismes de diffusion notamment, la création de tâches automatique à destination de certains groupes d'utilisateurs.

Mise en place de statuts sur les conteneurs (dossiers, classeurs, sous-classeurs)
Il est également possible de mettre en place ce même type de mécanisme sur des entités conteneurs (dossiers, classeurs) en incorporant à ces mécanismes des conditions d'existence de documents.

Alerte sur échéance
La mise en place de mécanisme d'alerte sur échéance sera faite sur la base de la minute !

Alerte sur non réponse
Il est également possible de paramétrer une alerte sur la non présence d'un élément à l'issue d'une échéance. Exemple : Création d'une alerte sur les dossiers Adhérents en état "attente de Pièces" dès lors qu'aucune pièce n'a été ajoutée depuis 15 jours.

Programmation d'évènements de rappels
Via le mécanisme de gestion des tâches, il est possible de programmer des rappels automatiques.

Mise en place de circuits d'approbation/validation
Chaque niveau d'autorisation pouvant se voir définir des droits propres sur les changements d'états, il sera facile de mettre en oeuvre des circuits de validation/approbation.

Traçabilité du circuit de validation
Chaque changement d'état est consigné dans l'historique. Cette historisation pourra ensuite être utilisée pour effectuer des recherches, ou bien pour produire des rapports statistiques sur les temps de traitements par processus.

Gestion de tâches, planification
La gestion des tâches permet la mise en place d'une planification avancée de votre activité documentaire. En effet, il sera possible de définir pour chaque nature de document, le temps alloué pour son traitement.

Modules optionnels pour les Pack Silver & Gold du logiciel Zensolutions

Mots clés connexes :
Workflow, cycle de vie des documents

Gestion des plans de classement
La mise en place de plan de classement est possible au travers d'une interface simple et conviviale.

Modèles de plans de classement
Pour chaque type de conteneur (dossier, classeur) il est possible de définir des modèles de plan de classement qui seront automatiquement mis en oeuvre lors de la création d'une instance de ce type de dossier. Exemple : Création d'un plan de classement "Client Export" lors de la création d'un nouveau dossier Client Export.

Gestion d'une nomenclature documentaire
Il est possible de définir votre nomenclature documentaire, celle-ci s'appuyant sur des natures types. Vous définissez une fois le circuit et le mode de traitement d'un document Achat, vous pourrez ensuite créer votre taxinomie documentaire pour chaque service sur la base de ces documents types.

Niveau d'arborescence infini
Un dossier peut contenir un classeur et des documents.
Un classeur peut contenir un classeur et des documents.
Sans aucune limite de profondeur dans l'arbre hiérarchique si ce n'est celle de vos yeux.

Modules optionnels pour les Pack Silver & Gold du logiciel Zensolutions

Mots clés connexes :
Plan de classement,

Recherche sur le contenu des documents bureautiques (Word, Excel, etc.)
Il est possible de faire une recherche sur le contenu des documents bureautiques (Office).

Recherche sur les Métadonnées
Il est possible de faire des recherches à partir des méta données (champs). Les opérateurs utilisables seront "Egal à", "Différent de", "Commence par", "Contient", "Se prononce comme", etc.

Recherche plein texte
Il est possible de faire des recherches sur le contenu de l'ensemble des fichiers TIFF archivés, ceux-ci ayant fait l'objet d'un traitement d'OCR en tâche de fond.

Recherche sur les documents PDF texte
La recherche dans le contenu des fichiers PDF texte est également possible.

Recherche sur le contenu des documents océrisés

Recherche sur le contenu des télécopies
Si vous avez mis en oeuvre le mécanisme d'import automatique des télécopies, il vous sera également possible de faire des recherches plein texte sur le contenu de celles-ci.

Recherche sur le contenu des mails ( format EML)
Vous pourrez faire des recherches sur le contenu des mails (objet + corps de texte).

Recherche sur le contenu des pièces jointes des fichiers EML
Mais également sur le contenu des pièces jointes de type OFFICE ou TIFF ou PDF texte.

Recherche sur l'historique
Tous les événéments survenant aux entités (dossiers, classeurs, documents) étant historisés, il est possible de procéder à des requêtes sur cet historique.

Recherche paramétrée
Possibilité de pouvoir utiliser des recherches préparamétrées.

Mémorisation de recherches paramétrées
Possibilité de pouvoir stocker des recherches utilisées fréquemment.

Distribution de recherches paramétrées
Possibilité de pouvoir distribuer à d'autres utilisateurs des recherches complexes paramétrées.

Recherche via SQL
Possibilité de pouvoir enrichir les requêtes de recherches par des ordres SQL spécifiques.

Mots clés connexes :
Recherche plein texte, TIFF, PDF, OCR, EML

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Poste client Windows XP, Vista, Seven
Notre application fonctionne avec des postes clients XP, VISTA et SEVEN.

Iconographie personnalisable
Toute l'iconographie des entités (dossiers, classeurs, documents) est personnalisable ce qui permettra une appropriation plus rapide par les utilisateurs.

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