"L'objectif pour nous était de fédérer l'ensemble de nos filiales autour d'une application qui nous permette de normaliser nos flux documentaires"

Pour quelles raisons avez-vous choisi
Entropics ?

" L'un de nos a priori était la taille de notre partenaire. Nous sommes une entreprise profondément indépendante et familiale. Entropics a su avoir la bonne approche, nous avions posé les conditions sur la table et le logiciel y répondait.  Par ailleurs, nous ne voulions pas que notre personnel IT ait à se former spécialement, nous désirions intégrer l'administration de base à l'équipe qui administre déjà l'ERP. Nous voulions donc tout simplement un logiciel facile à gérer pour des non-informaticiens.

Nous avons organisé une présentation des logiciels retenus et ce sont les futurs utilisateurs qui les ont évalués, selon une grille d'utilisation établie en fonction des fonctionnalités et de la convivialité. Parallèlement, nous avions demandé  aux sociétés de préparer deux processus pilotes pour lesquels nous avions fourni les règles métiers. C'est Entropics qui a présenté les meilleurs résultats."

Pourriez-vous nous décrire votre activité?

" Créée en 1875 par Jules-Louis Audemars et Edward-Auguste Piguet dans le village suisse du Brassus, le Groupe Audemars Piguet est la plus ancienne Manufacture de haute horlogerie à ne pas avoir quitté le patrimoine des familles fondatrices. Aujourd'hui, elle propose des montres mécaniques à complications, des pièces de haute joaillerie ainsi qu'une ligne de bijoux. A chaque étape de son histoire, la Manufacture a eu l'audace d'adopter des techniques d'avant-garde pour les mettre au service d'un savoir-faire artisanal. Ce qui lui vaut de détenir un nombre inégalé de premières mondiales dans le domaine de la haute horlogerie."

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

"La migration des documents de base est une chose aisée. L'utilisation des workflow ou des autres fonctionnalités est toujours un peu plus délicate puisque différentes familles de logiciels rentrent en concurrence pour répondre aux besoins utilisateurs. Nous rentrons maintenant dans une phase d'arbitrage entre la capacité qu'ont nos services internes à fournir des prestations et les utilisateurs qui sont de plus en plus gourmands en termes de réponse à leurs besoins. C'est plutôt une phase sympathique qui s'annonce pour nous, les outils sont en place et ils marchent. A nous d'être cohérents dans leur utilisation."

Pouvez- vous nous décrire votre projet?

" Nous sommes une petite entreprise, mais surtout une multinationale. On ne compte pas moins de 10 langues dans le groupe et 14 législations locales. Lorsque nous communiquons avec nos filiales, nous n'avons pas le droit à l'erreur : une politique, une procédure ou une instruction doit être claire, ciblée et mise à jour. Nous voulions nous doter d'un outil qui nous permette de gérer ce flux documentaire de la manière la plus rigoureuse possible tout en mettant la dernière information à portée de main des bonnes personnes grâce à la gestion des accès.
Nous avons beaucoup travaillé avec le département Qualité de la Manufacture avec qui nous avons d'abord mis en place notre système documentaire, indépendamment de toute solution. L'idée était d'identifier les objectifs métiers puis d'analyser les différentes solutions sans pour autant se laisser influencer par ce qui existe sur le marché.
Une fois ce périmètre posé, nous souhaitions que la solution de Gestion Electronique de Documents fonctionne avec les nombreux systèmes déjà en place pour avoir un ensemble homogène et collaboratif."

Quel bilan du projet pouvez-vous faire ?

" La paramétrisation est la phase clé, comme pour tout logiciel de ce type. Fort heureusement nous y avons beaucoup travaillé et nous n'avons donc pas été retardés lorsque que le déploiement opérationnel a débuté. Le logiciel est maintenant dans toutes les filiales et les utilisateurs se l'approprient ce qui pour nous est la véritable preuve d'un bilan positif."