Entropics https://www.entropics.fr Wed, 13 Jun 2018 13:51:22 +0000 fr-FR hourly 1 https://www.entropics.fr/wp-content/uploads/2014/10/SYMBOLE-ENTROPICS-500X500-150x150.png Entropics https://www.entropics.fr 32 32 Délais de conservation de vos documents légaux https://www.entropics.fr/delais-de-conservation-de-vos-documents-legaux/ Thu, 07 Jun 2018 14:13:58 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7986 Une entreprise émet et reçoit de nombreux documents pendant son activité. Des documents civils et commerciaux, des pièces comptables, des documents fiscaux, des documents sociaux ou de gestion du personnel… Chacun de ces documents doit être conservé pendant une durée minimum à des fins probatoires. Différentes règles sont applicables en matière de conservation des archives,…
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Une entreprise émet et reçoit de nombreux documents pendant son activité. Des documents civils et commerciaux, des pièces comptables, des documents fiscaux, des documents sociaux ou de gestion du personnel… Chacun de ces documents doit être conservé pendant une durée minimum à des fins probatoires.

Différentes règles sont applicables en matière de conservation des archives, selon la loi française et les périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.
Les entreprises sont notamment concernées en cas de réclamation ou de litige : une trace écrite devient primordiale lors d’une action en justice, que ce soit avec un fournisseur, un client ou l’administration fiscale.

 

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale5 ansArticle L110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ansArticle L218-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la livraison ou de la prestationArticle L213- 1 du code de la consommation
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ansArticle 2227 du code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)5 ansArticle L110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises5 ansArticle L110-4 du code de commerce
Déclaration en douane3 ansArticle 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Police d'assurance2 ans à partir de la résiliation du contratArticle L114-1 du code des assurances
Dépôt de brevet, marque, dessin et modèle5 ans à partir de la fin de la protectionArticle 2224 du code civil
Dossier d'un avocat5 ans à partir de la fin du mandatArticle 2225 du code civil
Livre et registre comptable, inventaire10 ans à partir de la clôture de l'exerciceArticle L123-22 du code de commerce
Facture client et fournisseur, bon de commande, de livraison ou de réception10 ans à partir de la clôture de l'exerciceArticle L123-22 du code de commerce
Documents fiscaux6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)Article 2224 du code civil
Compte annuel10 ans à partir de la clôture de l'exerciceArticle L123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société5 ansArticle 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs, Registre des mouvements de titres, Ordre de mouvement, Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration5 ans à partir de la fin de leur utilisationArticle 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs, Rapport du gérant ou du conseil d'administration, Rapport des commissaires aux comptes.3 derniers exercicesArticle L225-117 du code de commerce
Bulletin de paie 5 ansArticle L3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salariéArticle R1221-26 du code du travail
Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite5 ansArticle 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ansArticles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ansArticle D3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation1 anArticle D3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, Vérification et contrôle du CHSCT, Déclaration d'accident du travail5 ansArticle D4711-3 du code du travail

 

Sanctions

Sanctions en matière fiscale

L’article 1734 du Code général des impôts dispose que l’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication est punie d’une amende de 1 500 euros. Cependant, cette amende est écartée lorsque ces agissements constituent une opposition individuelle au contrôle fiscal entraînant une évaluation d’office et punie par des sanctions spécifiques.

L’article 1746 du Code général des impôts précise que quiconque met les agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts dans l’impossibilité d’accomplir leurs fonctions est puni d’une amende de 25 000 euros, prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive, le tribunal peut prononcer une peine de six mois de prison.

 

Sanctions en matière pénale

Les articles L. 441-1 et suivants du Code pénal dispose que le faux et l’usage de faux sont punis :

  • pour les personnes physiques : de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende, des peines complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : interdiction des droits civiques, civils et de famille) ;
  • pour les personnes morales : d’une amende maximum de 225 000 euros, des peines complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : dissolution de la société).

 

Sanctions en matière commerciale

Dans le cadre des procès-verbaux d’assemblées d’actionnaires, le défaut d’établissement ou l’oubli d’une mention est passible d’une amende de 3 750 euros (article L. 242-15 3° du Code de commerce). Dans le cadre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, le défaut d’établissement est sanctionné par la nullité des délibérations (article L. 235-14 du Code de commerce).

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Germain & Maureau https://www.entropics.fr/germain-maureau/ Wed, 23 May 2018 08:01:32 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7931 Germain & Maureau, Cabinet de Conseil spécialisé en Propriété Industrielle, a choisi le logiciel de GED Zensolutions pour sa gestion électronique des documents. Pourriez-vous nous décrire votre activité ? Germain & Maureau est l’un des plus importants Cabinets de Conseil en Propriété Industrielle de France. Acteur international reconnu, il assure, via ses implantations européennes et…
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Germain & Maureau, Cabinet de Conseil spécialisé en Propriété Industrielle, a choisi le logiciel de GED Zensolutions pour sa gestion électronique des documents.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

Germain & Maureau est l’un des plus importants Cabinets de Conseil en Propriété Industrielle de France. Acteur international reconnu, il assure, via ses implantations européennes et son réseau mondial de partenaires, un suivi de ses clients sur les 5 continents. Le cabinet Germain & Maureau compte aujourd’hui 100 collaborateurs. Ils gèrent 20 000 brevets, 45 000 marques et 5 000 modèles.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Pour le Cabinet Germain & Maureau, le projet d’intégration d’une gestion électronique des documents est né de la volonté de dématérialiser l’ensemble de ses dossiers.

L’objectif du projet consistait en premier lieu à qualifier et classer automatiquement les documents entrants. Pour se faire, un système de LAD/RAD efficace a été mis en place. Un plan de classement adapté à l’activité de la société a également été créé sur-mesure. La solution devait ensuite permettre aux collaborateurs du cabinet d’organiser leur travail sans dossiers et documents physiques. Tout cela dans un environnement sécurisé.

Pour Germain & Maureau ce projet ne pouvait se concevoir sans une forte intégration de la solution de gestion électronique des documents avec son application métier de gestion des brevets, marques et modèles.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Germain & Maureau a été séduit par la gestion électronique des documents Zensolutions pour sa capacité à couvrir exhaustivement les exigences du cahier des charges. Le cabinet d’expertise a aussi été séduit par sa modularité ; rendant possible une évolution de l’outil dans le futur.

Le dynamisme et la réactivité de l’équipe d’Entropics lors de la phase de pré-maquettage a également été un point fort relevé par le cabinet. Entropics accompagnera le Cabinet Germain & Maureau sur toutes les phases du projet. La société veillera tout particulièrement à une intégration optimisée de Zensolutions aux logiciels métiers. Elle s’assurera aussi de la bonne prise en main du nouvel outil par les collaborateurs.

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Eovi MCD Mutuelle https://www.entropics.fr/eovi/ Wed, 23 May 2018 07:59:53 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7929 « Logiciel GED Mutuelles : une réelle expertise dans le domaine de l’assurance et de la mutuelle. »   Entreprise : EOVI Mutuelle Secteur : Mutuelle & Assurance   Dans le cadre du projet d’harmonisation informatique de ses différentes entités, EOVI Mutuelle met en place une gestion électronique de ses documents (GED). La société a choisi…
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« Logiciel GED Mutuelles : une réelle expertise dans le domaine de l’assurance et de la mutuelle. »

 

Entreprise : EOVI Mutuelle
Secteur :
Mutuelle & Assurance

 

Dans le cadre du projet d’harmonisation informatique de ses différentes entités, EOVI Mutuelle met en place une gestion électronique de ses documents (GED). La société a choisi de faire confiance à Entropics et d’intégrer son logiciel GED Mutuelles Zensolutions.

Dans le cadre de ce projet de fusion, Eovi Mutuelle harmonise le système d’information de ses différentes entités en mettant notamment en place une nouvelle gestion électronique de documents (GED) à l’aide du logiciel GED Mutuelles d’Entropics. Si Zensolutions n’est pas une GED Métier, nous connaissons pourtant bien le marché des mutuelles. Nous avons donc adapté notre outil GED afin qu’il réponde au mieux aux besoins d’Eovi Mutuelle.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

Spécialiste de la protection sociale, Eovi fait partie des toutes premières mutuelles françaises. Implantée dans le Centre et le Sud-Est de la France, la société compte 900 collaborateurs et plus de 1 millions d’adhérents ; particuliers, professionnels indépendants et entreprises. Le groupe mène actuellement un vaste projet de fusion de l’ensemble de ses mutuelles régionales.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Le nouveau système d’information doit répondre à plusieurs enjeux majeurs. Le premier : accompagner la fusion par une uniformisation des process capables de gérer de fortes volumétries. Le deuxième : absorber les contraintes réglementaires imposées par Solvency 2. Et enfin : optimiser l’excellence opérationnelle grâce à une dématérialisation qui apporte fiabilité et diminution des coûts.

Pour le groupe, l’objectif de la GED est de gérer la totalité de ses courriers entrants avec une automatisation du classement des documents liés à la santé et la prévoyance grâce à une fonction de RAD/LAD. L’intérêt est d’assurer un accès exhaustif des documents adhérents aux collaborateurs pour une fluidité de traitement. La volonté d’Eovi est également d’ouvrir le système aux partenaires du groupe pour offrir à ses adhérents des services toujours plus innovants.

Les contraintes fortes du cahier des charges étaient d’intégrer une GED interfaçable avec son application métier gérant actuellement l’ensemble de ses adhérents. Elle devait aussi être capable de répondre à l’exigence fonctionnelle et technique d’un usage par 900 collaborateurs.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Zensolutions a séduit Eovi Mutuelle par sa capacité à répondre aux exigences du projet. L’expertise d’Entropics dans le domaine de l’assurance a été un élément déterminant dans la prise de décision d’Eovi. Les porteurs du projet ont également été convaincus par la force de proposition d’Entropics. L’entreprise apporte à chacun de ses clients des conseils personnalisés et un regard visionnaire sur leur projet.

L’amélioration continue des fonctionnalités des outils développés par Entropics rejoint également cette volonté de répondre aux besoins évolutifs de leurs clients.

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Paillet https://www.entropics.fr/paillet/ Wed, 23 May 2018 07:58:14 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7927 « Le Groupe Paillet choisi Zensolutions pour optimiser la mise à disposition des documents. »   Entreprise : Groupe PAILLET Secteur : Commerce & Industrie Note : 4,5/5   Le Groupe Paillet est leader dans le secteur du négoce industriel et des solutions de sous-traitance en tôlerie mécano-soudure et peinture. Pour archiver son importante base documentaire,…
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« Le Groupe Paillet choisi Zensolutions pour optimiser la mise à disposition des documents. »

 

Entreprise : Groupe PAILLET
Secteur :
Commerce & Industrie
Note : 4,5/5

 

Le Groupe Paillet est leader dans le secteur du négoce industriel et des solutions de sous-traitance en tôlerie mécano-soudure et peinture. Pour archiver son importante base documentaire, l’équipe a opté pour Zensolutions. Christian Genevois, Directeur de l’organisation et informatique du groupe, explique pourquoi.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

Le Groupe Paillet se compose de deux branches d’activité. Une activité de négoce de systèmes de manutention et stockage industriel qui distribue depuis notre centre logistique plus de 7000 références stockées ou réalisées spécifiquement. Et une activité de sous-traitance en tôlerie et mécano soudure repartie sur trois sites de production ; en Isère, Ardèche et depuis peu en Bulgarie. Notre Groupe compte à présent plus de 250 collaborateurs et son CA a atteint les 30 Millions d’euros en 2006. Notre développement constant est basé sur 3 fondamentaux. La notion de service au client, une forte réactivité, la fourniture de produits adaptés au besoin. C’est d’ailleurs ce même état d’esprit que nous recherchons chez nos partenaires fournisseurs.

 

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Le projet est né d’un besoin de notre site de production Ardéchois. Nous devions à tout prix optimiser la mise à disposition des documents de fabrication. Pour rappel, notre gamme produit, c’est plus de 10 000 références. Et pour chacune de ces références, nous avons des plans, des programmes machine, des consignes de fabrication, etc. Autre impératif, que ces documents soient disponibles à tout moment et ce pour tous les acteurs impliqués dans le processus, c’est à dire de la conception jusqu’au contrôle final.

Des audits internes réalisés au préalable au travers d’une analyse des flux d’information papier et des stockages démontraient les difficultés administratives pour garantir une large diffusion et mise à jour de documents. Ces documents ou fichiers informatiques proviennent à la fois de nos applications métiers AS400 (GPAO, CFAO, Gestion commerciale) ; mais également de diverses sources telles que suite bureautique, messagerie, fax…

Notre projet était de disposer d’un outil nous permettant d’accéder de manière unique à l’ensemble de ces informations en respectant au mieux les organisations industrielles et commerciales en place. Un de nos prestataires informatiques nous a parlé de Zensolutions. Nous avons assisté à deux présentations. Rapidement, nous avons réalisé que l’outil répondait à nos besoins. Nous avons aussi compris qu’il pouvait répondre aux préoccupations de notre activité de négoce. De plus, l’état d’esprit de l’équipe Entropics se situait dans le droit fil de ce que le Groupe PAILLET attend de ses partenaires.

 

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Notre société avait trois contraintes fortes. L’outil devait pouvoir être intégré à nos applications I-SERIES, traiter nos spoules d’édition et prendre en considération notre architecture technique. Nous avons in fine choisi la gestion électronique de document Zensolutions pour son interface utilisateur simple et conviviale. Elle nous a considérablement aidés dans la conduite du changement sur un délai très court. La proximité et la qualité d’écoute des équipes de support nous a également convaincu. Elle nous a permis par la suite de paramétrer l’outil de manière quasi autonome et de réaliser les interfaces dans les meilleures conditions.

 

Quel est votre bilan du projet ?

Nous avons traité le projet en plusieurs phases. Une première phase de formation aux modules du produit, immédiatement suivie d’une étape de réflexion sur la mise en place de la nomenclature documentaire, du plan de classement. Nous avons choisi de réaliser plusieurs jeux d’essai en collaboration avec les utilisateurs afin de détecter les nombreuses opportunités qu’offre le produit pour améliorer l’organisation en place, pour sécuriser l’information ainsi que pour accélérer les processus de diffusion. Nous avions en permanence un seul objectif : chaque utilisateur doit pouvoir trouver dans la gestion électronique de document au moins une amélioration dans son activité quotidienne que ce soit dans le classement, la recherche plein texte ou la messagerie intégrée. Une fois cette étape franchie, les formations et la prise en main de l’outil ont presque relevé de la simple formalité.

 

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Notre prochain projet est de mettre à disposition l’outil pour nos forces commerciales sédentaires et nomades. Ceci suppose toutefois au préalable une sécurisation de notre infrastructure d’accès. Nous souhaitons implémenter la brique « CRM ».

Pour la partie « Production », après une période de consolidation, nous espérons pouvoir transposer à notre usine Iséroise tout ou partie du paramétrage issu de l’expérience du déploiement dans notre site Ardéchois.

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Audemars Piguet https://www.entropics.fr/audemars/ Wed, 23 May 2018 07:55:29 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7925 « Audemars Piguet choisit le logiciel GED Zensolutions. »   Entreprise : Audemars Piguet Secteur : Commerce & Industrie Note : 4/5   Gérer les documents qualité et mettre en place des circuits de validation : tels étaient les principales motivations à l’installation d’une GED chez Audemars Piguet. Audemars Piguet est une manufacture suisse de haute…
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« Audemars Piguet choisit le logiciel GED Zensolutions. »

 

Entreprise : Audemars Piguet
Secteur :
Commerce & Industrie
Note : 4/5

 

Gérer les documents qualité et mettre en place des circuits de validation : tels étaient les principales motivations à l’installation d’une GED chez Audemars Piguet.

Audemars Piguet est une manufacture suisse de haute horlogerie. Jocelyne Debost, Responsable de l’organisation du groupe, nous explique comment Zensolutions a dépassé ses attentes.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

Créée en 1875 par Jules-Louis Audemars et Edward-Auguste Piguet dans le village suisse du Brassus, le Groupe Audemars Piguet est la plus ancienne Manufacture de haute horlogerie à ne pas avoir quitté le patrimoine des familles fondatrices. Aujourd’hui, elle propose des montres mécaniques à complications, des pièces de haute joaillerie ainsi qu’une ligne de bijoux. A chaque étape de son histoire, la Manufacture a eu l’audace d’adopter des techniques d’avant-garde pour les mettre au service d’un savoir-faire artisanal. Ce qui lui vaut de détenir un nombre inégalé de premières mondiales dans le domaine de la haute horlogerie.

 

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Nous sommes une petite entreprise, mais surtout une multinationale. On ne compte pas moins de 10 langues dans le groupe et 14 législations locales. Lorsque nous communiquons avec nos filiales, nous n’avons pas le droit à l’erreur. Une politique, une procédure ou une instruction doit être claire, ciblée et mise à jour. Nous voulions nous doter d’un outil qui nous permette de gérer ce flux documentaire de la manière la plus rigoureuse possible. Il fallait aussi mettre la dernière information à portée de main des bonnes personnes grâce à la gestion des accès.

Nous avons beaucoup travaillé avec le département Qualité de la Manufacture avec qui nous avons d’abord mis en place notre système documentaire ; indépendamment de toute solution. L’idée était d’identifier les objectifs métiers puis d’analyser les différentes solutions ; sans pour autant se laisser influencer par ce qui existe sur le marché. Une fois ce périmètre posé, nous souhaitions que la solution de GED fonctionne avec les nombreux systèmes déjà en place pour avoir un ensemble homogène et collaboratif.

 

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

L’un de nos a priori était la taille de notre partenaire. Nous sommes une entreprise profondément indépendante et familiale. Entropics a su avoir la bonne approche, nous avions posé les conditions sur la table et le logiciel GED y répondait. Par ailleurs, nous ne voulions pas que notre personnel IT ait à se former spécialement. Nous désirions intégrer l’administration de base à l’équipe qui administre déjà l’ERP. Nous voulions tout simplement un logiciel facile à gérer pour des non-informaticiens.

Nous avons organisé une présentation des logiciels GED retenus. Ce sont les futurs utilisateurs qui les ont évalués, selon une grille d’utilisation établie en fonction des fonctionnalités et de la convivialité. Parallèlement, nous avions demandé aux prestataires de préparer deux processus pilotes pour lesquels nous avions fourni les règles métiers. C’est Zensolutions qui a présenté les meilleurs résultats.

 

Quel est votre bilan du projet ?

La paramétrisation est la phase clé, comme pour tout logiciel de ce type. Fort heureusement nous y avons beaucoup travaillé. Nous n’avons donc pas été retardés lorsque que le déploiement opérationnel a débuté. Le logiciel de GED est maintenant dans toutes les filiales et les utilisateurs se l’approprient ce qui pour nous est la véritable preuve d’un bilan positif.

 

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

La migration des documents de base est une chose aisée. L’utilisation des workflows ou des autres fonctionnalités est toujours un peu plus délicate puisque différentes familles de logiciels rentrent en concurrence pour répondre aux besoins utilisateurs. Nous rentrons maintenant dans une phase d’arbitrage entre la capacité qu’ont nos services internes à fournir des prestations et les utilisateurs qui sont de plus en plus gourmands en termes de réponse à leurs besoins. C’est plutôt une phase sympathique qui s’annonce pour nous, les outils sont en place et ils marchent. A nous d’être cohérents dans leur utilisation.

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Galian https://www.entropics.fr/galian/ Wed, 23 May 2018 07:53:56 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7923 « Gestion des dossiers papier : un problème résolu par la GED »   Entreprise : GALIAN Secteur : Assurance & Mutuelle Note : 4,5/5   Le Groupe CGAIM, aujourd’hui GALIAN, caisse de garanties de fonds immobilier, a choisi Zensolutions pour la gestion des dossiers papier ; l’archivage de ses documents, la gestion de son…
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« Gestion des dossiers papier : un problème résolu par la GED »

 

Entreprise : GALIAN
Secteur :
Assurance & Mutuelle
Note : 4,5/5

 

Le Groupe CGAIM, aujourd’hui GALIAN, caisse de garanties de fonds immobilier, a choisi Zensolutions pour la gestion des dossiers papier ; l’archivage de ses documents, la gestion de son courrier et de ses dossiers clients. Patrice Gaillot, Directeur informatique du Groupe, fait le bilan du projet.

 

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

En tant qu’établissement financier, GALIAN garantit les fonds déposés, par leurs clients, chez 9 400 agents immobiliers, syndics et administrateurs de biens. En cas de défaillance du professionnel nous remboursons les fonds déposés par leurs clients. Notre filiale, CGI Assurances, propose des produits comme la garantie des loyers impayés (VERSALIS), la garantie de bonne fin de transaction (PROMESSIMO) et l’assurance annulation ou interruption de séjour pour la location saisonnière (SAISONIS). CGIA Conseils, filiale de CGI Assurances propose, en plus des produits de CGI Assurances toute une gamme de produits destinés aux professionnels de l’immobilier et leurs clients.

GALIAN en quelques chiffres :

  • 5 Mds€ de garanties délivrées
  • 8.600 clients transactionnaires
  • 4.450 clients administrateurs de biens qui gèrent 1.800.000 lots
  • 1.700 syndics de copropriétés qui gèrent 3.500.000 lots
  • 130.000 lots assurés en garantie des loyers impayés
  • 104 M€ de fonds propres 34 M€ de chiffre d’affaires du groupe en 2008

 

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

En tant qu’établissement financier nous gérons de grosses quantités de documents papier entrant : en moyenne 115.000 documents représentant 583.000 pages par an. Tous nos documents sortants étaient déjà archivés dans un format électronique mais pas les documents entrants. Les dossiers des clients actifs sont stockés dans nos locaux ce qui représente un volume conséquent. Pour les clients qui sont sinistrés nous pouvons avoir besoin de leur dossier pendant trente ans.

La gestion des dossiers papier commençait à devenir vraiment problématique à cause de la place occupée et de la nécessité d’avoir accès au même dossier par plusieurs personnes. C’est ce qui a déclenché notre projet d’implanter une gestion électronique de documents.

Pour la gestion des dossiers papier, nous voulions une GED intégrée à nos applications « métier » et non un progiciel de plus à gérer « à côté » de nos applicatifs. Avant de nous lancer nous avons fait réaliser une étude préliminaire à un consultant indépendant qui, après avoir interrogé les différentes Directions, a rédigé un cahier des charges exprimant au mieux nos besoins. Cette étude a été finalisée fin 2005. Nous avons lancé un appel d’offres et reçu les fournisseurs potentiels au premier semestre 2006. Notre choix a été finalisé en juillet 2006 et nous avons choisi Zensolutions.

 

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Comme indiqué précédemment nous voulions une GED parfaitement intégrée à nos applications qui sont gérées par des logiciels spécifiques développés en interne. Nous voulions également une GED qui fonctionne avec DB2 sur iSeries. Enfin nous voulions un coût raisonnable tant pour l’investissement que pour la mise en place du produit.

 

Quel est votre bilan du projet ?

Notre priorité était de déployer la GED sur tous nos dossiers clients pour l’ensemble des services. Entropics a su bien nous guider pour définir, dans des délais raisonnables le plan de classement propre à chaque Direction. Voulant gérer la GED à travers notre applicatif nous avons développé une gestion de « corbeille » GED qui nous permet :

  • De visualiser le contenu des corbeilles des services comme des utilisateurs,
  • De qualifier les documents qui n’ont pas été reconnus par le processus de LAD/RAD,
  • D’accéder à l’application « métier » propre à chaque document : l’utilisateur visualise le document à travers le module Desk sur un écran et le traite à travers l’application « métier » sur le second écran,
  • De classer automatiquement, quand cela a été paramétré, le document dans l’arborescence GED.

En moins de cinq mois, nous avons pu mener à bien le démarrage de la GED. Grâce à la GED, chacun, en fonction de ses droits a accès au dossier complet et exhaustif de chaque client. En sous-produit de la GED nous avons pu également donner aux managers des statistiques sur la productivité de leurs équipes en termes de traitements entrants.

 

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Aujourd’hui la gestion des dossiers papier est simplifiée. Tous nos documents clients sont traités à travers la GED. Il nous reste à traiter les documents non liés aux clients comme les documents comptables ou encore les documents propres à chaque Direction opérationnelle ou fonctionnelle.

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FML https://www.entropics.fr/fml/ Wed, 23 May 2018 07:49:42 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7919 « Nous voulions une solution simple et adaptée aux besoins de notre PME. Nous l’avons trouvée ! »   Entreprise : FML Décolletage Secteur : Commerce & Industrie Note : 5/5   Le Pack Démat de Zensolutions vient de souffler sa première bougie chez FML Décolletage ! Martine CARRE, assistante de direction de la PME haut-savoyarde et utilisatrice quotidienne…
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« Nous voulions une solution simple et adaptée aux besoins de notre PME. Nous l’avons trouvée ! »

 

Entreprise : FML Décolletage
Secteur :
Commerce & Industrie
Note : 5/5

 

Le Pack Démat de Zensolutions vient de souffler sa première bougie chez FML Décolletage ! Martine CARRE, assistante de direction de la PME haut-savoyarde et utilisatrice quotidienne de la suite logicielle, en profite pour faire un bilan d’étape de la « GED qui pense à tout ».

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

FML est le spécialiste du décolletage de précision en moyennes séries de pièces de haute technicité allant du diamètre 2 à 50 mm et jusqu’à des longueurs supérieures à un mètre.

Souplesse, réactivité et polyvalence sont au cœur des valeurs de l’entreprise : nous sommes capables de nous adapter à toutes les contraintes de nos clients et de répondre à des demandes de produits très diversifiés. Ainsi, FML Décolletage possède de nombreuses références dans des secteurs aussi variés que le médical, l’automobile, les sports et loisirs, la régulation de température ou les équipements industriels…

En tant que représentant à part entière de l’industrie de pointe made in France, FML Décolletage met la barre très haute en ce qui concerne les standards de Qualité respectés par ses produits. L’entreprise dispose d’un parc de machines-outils moderne et performant et d’une équipe au savoir-faire exceptionnel. Notre système Qualité est d’ailleurs certifié ISO 9001 depuis de nombreuses années.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Notre principale problématique était l’accès rapide aux documents et à l’information depuis chaque poste de travail. Notre équipe compte en effet une dizaine de personnes, qui travaillent à des endroits différents mais doivent avoir accès aux mêmes documents. L’aspect collaboratif ainsi que l’outil de recherche propres à la GED ont été le premier moteur de notre projet.

Par ailleurs, notre entreprise a à cœur de mener une démarche environnementale dans tous les aspects de son activité. Les économies de papier considérables réalisées grâce à l’utilisation d’une solution de GED ont constitué un autre argument important en faveur d’un tel outil.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Nous avons reçu plusieurs offres de la part d’éditeurs de logiciels de GED, mais la suite Zensolutions s’est aussitôt démarquée par son fonctionnement intuitif et son interface conviviale. Nous voulions une solution simple et adaptée aux besoins de notre PME. Nous l’avons trouvée !

Quel est votre bilan du projet ?

Nous utilisons Zensolutions tous les jours et nous en sommes très satisfaits.
L’outil de recherche est particulièrement mis à contribution : il suffit de taper un mot pour accéder au document que l’on cherche. C’est incroyable !

Personnellement, je m’occupe à la fois des achats, des relations clients et fournisseurs, de la logistique… Le tout sans jamais quitter mon poste. C’est bien simple, on a tout sous la main.

Pour prendre un exemple, les pièces que nous usinons sont accompagnées d’un certificat de conformité ou certificat matière. Ces certificats sont automatiquement intégrés dans la GED, ce qui nous évite de devoir fouiller dans nos classeurs pour trouver le bon document et de le photocopier pour l’envoyer au client. Aujourd’hui, il nous suffit de le retrouver instantanément grâce à son numéro d’envoi et de l’imprimer, ou même de l’envoyer directement par mail.

Les gains de temps et de productivité sont indéniables.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Nous songeons actuellement à intégrer d’autres types de documents dans la GED. Elle contient aujourd’hui nos offres fournisseurs, les certificats, les spécifications clients, nos tarifs, notre documentation de production, certaines factures… Il serait intéressant de pouvoir gérer d’autres types de documents avec Zensolutions, nos procédures Qualité par exemple, pour pouvoir profiter plus largement des avantages de la GED.

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MDPH https://www.entropics.fr/mdph/ Wed, 23 May 2018 07:48:20 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7917 « La MDPH de l’Allier a choisi Zensolutions pour assurer la gestion des dossiers de ses bénéficiaires. »   Entreprise : MDPH de l’Allier Secteur : Collectivités & Associations Note : 4,5/5   La MDPH de l’Allier a choisi Zensolutions pour assurer la gestion des dossiers de ses bénéficiaires. Grâce à la solution de GED, les…
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« La MDPH de l’Allier a choisi Zensolutions pour assurer la gestion des dossiers de ses bénéficiaires. »

 

Entreprise : MDPH de l’Allier
Secteur :
Collectivités & Associations
Note : 4,5/5

 

La MDPH de l’Allier a choisi Zensolutions pour assurer la gestion des dossiers de ses bénéficiaires. Grâce à la solution de GED, les 30 utilisateurs ont pu réaliser des économies de temps et de moyens considérables. Cécile Sureau, Chef de projet, témoigne.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

Guichet unique et centre de ressources aux personnes handicapées dans leur accompagnement au quotidien, la MDPH a plusieurs missions. L’accueil et l’information, l’évaluation individuelle des besoins, l’accompagnement dans les démarches, la gestion et la coordination des droits et prestations relatifs au handicap, le suivi de la mise en œuvre d’aides, la sensibilisation de tous les citoyens au handicap.

L’organisation de la Maison Départementale des Personnes Handicapées est orientée vers le projet de vie de la personne handicapée dans toutes ses dimensions. Dimension citoyenne, scolaire, professionnelle, sociale, culturelle… En regroupant tous les acteurs dans des équipes pluridisciplinaires, la MDPH construit, au cas par cas, des plans de compensation du handicap. Ils visent à offrir plus de simplicité, plus d’efficacité et plus de satisfaction aux personnes handicapées et à leurs familles.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Le projet est né de la volonté de la MDPH de l’Allier de scanner l’ensemble de ses dossiers papiers afin d’en faciliter la consultation. En effet, la MDPH était éclatée sur trois sites géographiques différents, pour être au plus proche de la population. Il fallait donc pouvoir donner accès aux dossiers papiers aux agents se trouvant à distance de la classothèque physique. Ce projet se faisait conjointement à l’informatisation de la gestion des aides aux personnes handicapées.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

L’acquisition s’est faite dans le cadre d’une procédure de marché public. Le produit répondait au meilleur rapport qualité/prix. Il permettait également de pouvoir organiser un dossier numérisé comme un dossier papier ; par sous classeur. Il permet d’en gérer ainsi l’accès en fonction du profil de l’utilisateur.

Quel est votre bilan du projet ?

Les agents de la MDPH, quelles que soient leurs habilitations et leurs missions, sont aujourd’hui satisfaits de pouvoir consulter les dossiers numérisés. Leur travail quotidien en est grandement facilité, et le gain de temps est évident.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Le logiciel de GED va bientôt être interfacé avec le logiciel de gestion des aides aux handicapés ce qui va rendre son utilisation encore plus transparente et intuitive. Avec un seul point d’entrée, les agents vont pouvoir gérer l’instruction des demandes d’aide, consulter les pièces du dossier et verser de nouveaux documents dans les dossiers GED.

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GIRUS https://www.entropics.fr/girus/ Wed, 23 May 2018 07:46:25 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7912 « GIRUS parle de son expérience avec Zensolutions sur mesure. »   Entreprise : GIRUS Ingénierie Secteur : Commerce & Industrie Note : 5/5   Entreprise reconnue du secteur de l’ingénierie dans les domaines des énergies renouvelables, du traitement des déchets et de la qualité de l’eau, Girus utilise Zensolutions au quotidien dans la gestion de…
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« GIRUS parle de son expérience avec Zensolutions sur mesure. »

 

Entreprise : GIRUS Ingénierie
Secteur :
Commerce & Industrie
Note : 5/5

 

Entreprise reconnue du secteur de l’ingénierie dans les domaines des énergies renouvelables, du traitement des déchets et de la qualité de l’eau, Girus utilise Zensolutions au quotidien dans la gestion de ses dossiers clients et la dématérialisation des factures fournisseurs. Bernard Fieux, Directeur Général, livre les détails du déroulement du projet.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

Cette dernière décennie a vu la montée en puissance de notre activité dans le secteur de l’Environnement. GIRUS est devenue un partenaire reconnu par les Collectivités Locales en matière de traitement des déchets et des effluents, de gestion du milieu naturel et des installations classées, avec d’importantes références à son actif. Aujourd’hui, nous comptons un effectif de plus de 100 personnes et nous recrutons régulièrement.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Depuis 5 années notre chiffre d’affaires ainsi que notre effectif sont en pleine croissance. Plus d’activité, de clients, implique plus d’échanges, bref un accroissement de nos flux documentaires. Il fallait nous organiser sous peine de succomber à la paperasse ! Nous avons donc décidé de nous équiper d’un outil nous permettant de gérer et d’optimiser nos processus documentaires. Il fallait stopper l’augmentation du parc de photocopieurs.

Un chef de projet fonctionnel a été nommé afin de recenser les besoins documentaires de l’Entreprise qui se sont avérés nombreux et relativement hétérogènes d’un service à un autre. Les besoins du service du Personnel ne sont pas les mêmes que ceux du service Commercial. Cette phase d’analyse de nos besoins nous a permis de mettre en évidence la nécessité d’effectuer un accompagnement dans la conduite du changement pour certains.

Nous avons étudié le marché, les offres qui nous semblaient matures. Rapidement nous avons pu bâtir une sélection de 4 sociétés dont l’outil GED nous semblait correspondre à nos attentes.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Ces sociétés sont venues nous présenter leur solution et nous avons été particulièrement attentifs à la qualification des intervenants car de par notre propre expérience, nous savons qu’un projet réussi, rassemble des outils mais également des hommes.

La solution GED d’Entropics s’est rapidement détachée, aussi bien de par sa richesse fonctionnelle que par l’implication du consultant. C’est d’ailleurs ce consultant qui a ensuite été notre interlocuteur dans la phase active du projet et c’est un point qu’il me semble important de souligner.

Quel est votre bilan du projet ?

Très positif ! La méthodologie proposée par Entropics s’est avérée efficace. Dès la première semaine du projet, notre équipe en charge a suivi une formation au module de paramétrage. Cela lui a permis de prendre immédiatement le contrôle du logiciel GED et du projet et ainsi d’assurer une cohérence entre les besoins exprimés et le paramétrage mis en place. De plus, certains besoins sont apparus au cours du projet et il a bien fallu les intégrer, l’objectif étant de s’assurer de l’adhésion des utilisateurs à l’outil. Aujourd’hui, l’outil est administré par une personne sachant que la charge afférente est très minime, le système fonctionnant quasiment tout seul.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Le logiciel GED Zensolutions est désormais devenu incontournable pour nos collaborateurs. Certains disent même ne plus pouvoir s’en passer !

Ceci nous a conduits à planifier l’intégration de cet outil dans nos applications métiers. Quelle que soit l’application, il faut pouvoir accéder à la base de connaissance documentaire GIRUS. De même, certains commerciaux voyagent beaucoup et nous souhaiterions les équiper du module Nomade leur permettant de consulter les documents en rendez-vous clientèle.

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UGIP https://www.entropics.fr/ugip/ Wed, 23 May 2018 07:43:41 +0000 https://www.entropics.fr/?p=7909 « La sécurisation des informations était une de nos exigences. »   Entreprise : UGIP Secteur : Mutuelle & Assurance Note : 4,5/5   L’archivage et la gestion des dossiers clients mais aussi la sécurisation des informations étaient au cœur du projet de mise en place d’une GED au sein de l’UGIP. Gino Calvi, Directeur de…
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« La sécurisation des informations était une de nos exigences. »

 

Entreprise : UGIP
Secteur :
Mutuelle & Assurance
Note : 4,5/5

 

L’archivage et la gestion des dossiers clients mais aussi la sécurisation des informations étaient au cœur du projet de mise en place d’une GED au sein de l’UGIP. Gino Calvi, Directeur de Développement de l’association, raconte le déroulement des opérations.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

UGIP est une Association créée en 1974, spécialisée dans l’assurance emprunteur, la prévoyance et la complémentaire santé.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Face à l’accroissement de nos activités, nous étions placés devant un dilemme : soit embaucher plus de personnel pour accroître notre capacité de traitement des dossiers, soit fournir à nos collaborateurs un outil qui leur permet d’être plus efficaces. C’est cette deuxième solution que nous avons retenue. Une décision a alors été prise de trouver le bon outil tout en restant dans un cadre budgétaire raisonnable. De plus, nous avions comme contrainte forte le fait que nous n’avons aucune ressource informatique dédiée en interne. D’autre part, nous avions une très forte exigence concernant la sécurisation des informations.

Nos clients nous confient des informations sur leur santé et il est hors de question que celles-ci soient accessibles par un simple clic. Une expression de besoin concernant notamment la sécurisation des informations a été rédigée et soumise à différents éditeurs. C’est au cours de cette étape que nous sommes entrés en relation avec Entropics.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Nous avons étudié le marché et plus particulièrement les offres qui nous semblaient matures. Dès la première présentation, le positionnement de la geide Zensolutions nous a séduits. Un produit simple, une interface conviviale mais surtout nous n’étions pas leur première référence en matière de mutuelle. Cela a beaucoup joué car c’était rassurant. La simplicité et l’ergonomie de la plateforme de numérisation a également été un facteur déterminant dans notre choix. De plus, l’éventail assez large des modules proposés par Zensolutions me convenait. Je savais que notre projet aurait besoin d’extensions. Après une première présentation généraliste de Zensolutions nous avons demandé à ce qu’une maquette soit réalisée et présentée à des utilisateurs clefs de la solution de geide. La réaction de ceux-ci m’a convaincu. C’était la bonne solution pour nous.

Quel est votre bilan du projet ?

Positif ! L’équipe Entropics, malgré une disponibilité réduite de notre part, a su mener le projet à terme et dans les conditions de délais et de prix convenus. Un point que je voudrais souligner, c’est que nous sommes restés dans les clous budgétaires. Bien sûr, nous avons dû procéder à quelques arbitrages, mais ce qu’il faut retenir c’est que le train est arrivé à l’heure. Aujourd’hui tout fonctionne sans à-coup et sans qu’il ait été nécessaire d’étoffer nos ressources techniques et je vous avoue que c’est un point que je redoutais.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Depuis le démarrage, nous avons mis en œuvre une liaison automatique avec notre application métier afin que le dossier Adhérent soit accessible depuis celle-ci. Nous envisageons d’implémenter très prochainement un nouveau module de Zensolutions qui nous permettra d’envoyer, via protocole FTP sécurisé, des documents confidentiels à nos assureurs.

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