Gestion de projet et travail collaboratif avec la GED Zensolutions développée par Entropics.Vous pensez que seul un bon gestionnaire est garant de la bonne conduite de vos projets en entreprise ? Pourtant l’explosion du volume de documents traités, la réduction des délais, l’éclatement géographique des équipes… imposent de nouvelles contraintes.  Les entreprises doivent faire face à de nouvelles façons de travailler qui nécessitent des évolutions tant au niveau du management que des outils mis à la disposition des employés (archives accessibles, plateforme collaborative, gestion des flux de mails…). La suite logicielle Zensolutions, développée à Lyon par les équipes d’Entropics, combine toutes les fonctionnalités nécessaires à une gestion de projet maîtrisée.

Capitaliser le flux d’informations en entreprise

Si l’information a pris une place prépondérante en entreprise, sa maîtrise n’est pas chose aisée. Nos nouvelles habitudes de travail (mails, factures dématérialisées, accès à distance…) génèrent un flot de documents qui, mal géré, noie littéralement l’entreprise et pose des problèmes de gestion de projet et de sécurité.

En 2015, le papier fait place aux documents numériques et les outils ne sont plus les mêmes. D’où la nécessité de se doter d’outils performants et évolutifs qui facilitent la circulation de l’information. La GED Zensolutions n’envisage pas seulement le stockage d’une archive mais aussi sa restitution facile en cas de besoin.

Par exemple, votre collaborateur est parti en vacances, emportant avec lui l’accès à ses documents ? Certains points de votre projet se précisent mais vous êtes bloqué car vous avez besoin d’informations contenues sur son ordinateur ! Avec Zensolutions, les documents de l’entreprise sont accessibles en tout temps, selon les droits d’accès établis par celle-ci. Plus de perte de documents, plus de perte de temps, vos documents sont valorisés de manière optimale.

Assurer la protection et la valorisation de vos documents

Mais pourquoi choisir entre fiabilité et productivité ? Pourquoi ne pas profiter d’une solution d’archivage numérique couplée à d’autres fonctionnalités et faciliter la vie de votre entreprise ? Définissez des droits d’accès, classer vos mails et fichiers de manière logique et automatique… Avec Zensolutions, dès lors que vous créerez une information sous forme électronique, son intégrité sera garantie (date de création, traçabilité des modifications…). Devenez maître de vos documents, renforcez le système d’information de votre entreprise et augmentez votre productivité en disposant de la bonne information au bon moment.

D’après le retour de nos clients, Zensolutions a permis :

  • 50% d’économies sur les coûts opérationnels
  • 2 fois moins de temps passé sur la recherche d’informations et la gestion de projet
  • le temps de traitement d’une facture divisé par 4

De nouveaux outils de gestion de projet pour de nouvelles méthodes de travail

Depuis quelques années, de nouveaux outils aident les entreprises à muter vers une organisation du travail où les échanges d’informations sont fluides et valorisés. Ces outils d’aide au travail collaboratif se déclinent en 3 familles :

  • La gestion de documents qui harmonise différentes versions de documents et mutualise les ressources
  • La planification des tâches qui ponctue les actions et objectifs des équipes en gestion de projet
  • La gestion des flux qui permet une communication fluide, actualisée et traçable

La mise en place de ces outils en entreprise entraîne un gain de productivité réel : amélioration de la réactivité des équipes, fluidité des échanges, partage des informations et développement de l’intelligence collective.

Simplifier les processus décisionnels

Vous perdez beaucoup de temps à courir après le chef de projet pour avoir son aval, à planifier des réunions en équipe pour obtenir l’avis de chacun ?

Vous ne connaissez probablement pas l’outil Circuit de validation développé par Zensolutions ! Un clic et c’est réglé !Le circuit de validation permet de dématérialiser un processus de prise de décision. Concrètement, le document à valider est transmis à un ou plusieurs décisionnaires, qui décident de le valider ou de le refuser. Une notification informant de cette décision est alors envoyé à l’expéditeur. La gestion du travail en équipe s’allège, vous pouvez vous concentrez sur l’essentiel !

Zensolutions propose un outil de gestion permettant à une équipe de superviser une multitude de tâches et de contrôler chaque aspect d’un projet. Intelligente, la GED Zensolutions regroupe des fonctionnalités complémentaires : gestion des mails, gestion des tâches et planning, gestion des mails.

La GED Zensolutions a permis à de nombreuses structures de gérer efficacement leurs ressources documentaires et d’en faire un véritable levier de croissance.

Pour connaitre en détails les fonctionnalités Zensolutions et voir comment les appliquer facilement en entreprise, notamment dans le cadre de la gestion de projet, regardez nos vidéos de présentations : http://www.zensolutions.fr/decouvrez-zensolutions-en-video/

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