ENTROPICS relie vos documents, vos processus et vos obligations réglementaires.

Le tarif dépend principalement du volume mensuel de documents traités — factures d’achat, factures de vente et pièces jointes — et du nombre de comptes utilisateurs. Un fichier de plusieurs pages compte comme un document ; une facture accompagnée d’une pièce jointe consomme donc deux crédits.

Chaque Adresse de Facturation Électronique (AFE) apporte 5 crédits gratuits par mois au compteur commun du Client, dans la limite de deux AFE gratuites. Ces crédits, renouvelés chaque début de mois et non reportables, peuvent être utilisés par l’ensemble des AFE du compte.

L’offre Gratuite est proposée sans frais de mise en place puisque la réception et l’envoi des documents sont effectués par email. Les frais applicables aux autres offres sont indiqués dans la grille tarifaire.

Les documents reçus au-delà du solde disponible sont conservés mais leur mise à disposition est suspendue. Le Client peut attendre le renouvellement mensuel ou prépayer depuis ZenPA un lot de 10 crédits à 10 € HT, 50 à 20 € HT, 100 à 50 € HT ou 1 000 à 200 € HT ; au-delà, nous consulter. Le paiement par carte rend les crédits immédiatement disponibles ; par virement, ils le deviennent à réception des fonds. Ils expirent le dernier jour du troisième mois suivant l’achat. Une facture, elle-même comptabilisée comme un document, est automatiquement déposée dans ZenPA.

Les fonctionnalités principales sont incluses. Selon les besoins, des fonctions additionnelles payantes peuvent être activées à la carte, notamment les API, le SFTP, l’assistance et l’expertise ENTROPICS. Elles font l’objet d’un devis précisant les frais ponctuels et/ou récurrents, sans imposer un changement d’offre.

Le fournisseur remet sa facture à sa propre Plateforme Agréée, qui l’achemine vers ZenPA. Dans l’offre Gratuite, ZenPA distribue ensuite par emails séparés le PDF original et ses éventuelles pièces jointes aux destinataires configurés. L’email indique le fournisseur, la référence et le montant TTC. L’envoi des emails ne consomme aucun crédit ; la facture et chaque pièce jointe consomment chacune un crédit. L’extraction optionnelle et gratuite du XML Factur-X crée un document supplémentaire.

Pour chaque AFE, l’administrateur gère séparément six listes de destinataires : arrivée, changement de statut sans facture jointe et changement de statut avec facture jointe, pour les achats comme pour les ventes. Une adresse peut appartenir à plusieurs listes et recevoir des notifications sans disposer d’un compte ZenPA.

Chaque utilisateur possède ses identifiants personnels. L’administrateur choisit ses AFE accessibles et ses autorisations : approuver, refuser, suspendre, mettre en litige, notifier un paiement, saisir un encaissement, compléter ou envoyer une facture. Ces droits sont communs à toutes ses AFE. Un utilisateur multi-AFE ne compte que pour un compte. Les accès supplémentaires, administrateur inclus, relèvent d’un abonnement annuel indiqué dans la grille tarifaire, facturé au prorata jusqu’au 31 décembre la première année.

ZenPA affiche et filtre les factures selon le cycle de vie AFNOR : reçue, approuvée, en litige, suspendue, refusée, paiement en cours, encaissée, notamment. Certains statuts proviennent des plateformes ; d’autres sont saisis par un utilisateur puis automatiquement transmis. Motifs, réponses, dates, heures et auteur restent historisés.

Le Client peut renseigner l’adresse email de son logiciel comptable. Une option payante génère aussi, facture par facture, un brouillard CSV avec les lignes fournisseur, TVA et charges. Chaque AFE possède des comptes fournisseur et charges par défaut ; les comptes de TVA sont définis à l’activation et les correspondances peuvent être personnalisées. Le CSV peut être envoyé par email, SFTP ou API selon les options activées.

ZenPA permet d’approuver, refuser, suspendre ou mettre directement une facture en litige, mais ne propose pas nativement de workflow avancé. Pour les processus complexes, ENTROPICS peut proposer ZenOnline en complément : validations successives, seuils, validations parallèles et règles par rôle, fournisseur ou budget. Factures et statuts sont automatiquement échangés entre les deux solutions.

L’administrateur attribue à chaque utilisateur ses autorisations. Elles s’appliquent à toutes les factures des AFE auxquelles il accède. Une action est immédiatement enregistrée et transmise à la plateforme du fournisseur. En cas d’erreur, l’utilisateur peut corriger le statut ; la modification reste historisée.

Le refus est définitif. La suspension interrompt temporairement le traitement parce qu’un élément manque, sans désaccord. Le litige signale un désaccord empêchant l’approbation, par exemple un produit non livré. Le motif est transmis au fournisseur ; celui-ci peut répondre avec le statut « Complétée », un commentaire et un document, puis le Client réexamine la facture.

ZenPA conserve la date, l’heure, l’identité de l’utilisateur, le statut et les éventuels motifs ou commentaires. Cet historique est visible par les utilisateurs autorisés pendant toute la conservation de la facture. Il n’est pas exportable séparément, mais une capture d’écran peut être conservée.

Un utilisateur autorisé peut notifier le montant d’un paiement, y compris partiel, sur une facture d’achat ; l’information est transmise au fournisseur. Pour une vente, il peut saisir un encaissement total ou partiel. Lorsqu’une notification vient directement de la plateforme de l’acheteur, ZenPA actualise automatiquement le montant encaissé.

Non. Le Client peut continuer à créer ses factures avec son logiciel habituel. Dans l’offre Gratuite, chaque AFE possède une adresse email dédiée pour les envoyer à ZenPA. Une facture Word ou Excel est d’abord convertie en PDF Factur-X grâce à l’assistant inclus sans supplément.

Même conforme, une facture Factur-X peut manquer d’informations utiles au destinataire. L’assistant ZenPA permet d’ajouter un bon de livraison, un justificatif, une référence de contrat ou de commande et des précisions sur les lignes. Il peut aussi convertir un PDF, Word ou Excel : les données extraites sont proposées à l’utilisateur pour correction. La version originale et la version enrichie restent conservées. L’assistant ne consomme pas de crédit ; chaque pièce jointe ajoutée en consomme un.

Le canal est défini par AFE. L’offre Gratuite fournit une adresse email dédiée dont l’administrateur gère les expéditeurs autorisés. Un email ordinaire non autorisé est ignoré ; une facture Factur-X identifiable reçoit le statut « Émetteur non autorisé » et peut déclencher une notification. Les options API ou SFTP peuvent remplacer l’email. Une AFE utilise un canal à la fois, modifiable ultérieurement, avec prise en charge des pièces jointes.

ZenPA affiche les statuts transmis par la plateforme de l’acheteur et permet de filtrer les factures nécessitant une action. En cas de suspension ou de litige, le vendeur peut attribuer le statut « Complétée », ajouter un commentaire et joindre le document demandé. L’ensemble est automatiquement transmis à l’acheteur.

ZenPA gère déjà les avoirs, les factures d’acompte, l’affacturage et l’autofacturation — une fonction qui n’est pas proposée par toutes les Plateformes Agréées. Le e-reporting, les opérations internationales concernées et les échanges avec Chorus Pro seront déployés progressivement, au rythme des clarifications réglementaires et techniques des pouvoirs publics.

Non. Le Client peut conserver son logiciel de facturation, son logiciel comptable, son ERP ou sa GED. L’email suffit dans la configuration standard. Une connexion par API ou SFTP peut être étudiée et chiffrée. ENTROPICS peut proposer sa GED ZenOnline pour les workflows complexes, mais ZenPA peut aussi être reliée à une autre GED.

Ces options permettent d’envoyer les ventes, récupérer les achats, échanger les statuts et les pièces jointes aux formats Factur-X, UBL et CII. Elles offrent le même périmètre : l’API échange en temps réel, le SFTP par dépôts et récupérations périodiques. Leur activation fait l’objet d’une étude et d’un devis.

ENTROPICS crée le compte à partir du formulaire d’adhésion, puis le Client active et paramètre ses accès. Chaque écran propose une aide, progressivement complétée par des tutoriels. Le support fonctionne par questions contextualisées : une question gratuite, renouvelée chaque lundi et non cumulable. Des lots de 5 tickets à 50 € HT, 10 à 80 € HT ou 20 à 100 € HT, valables six mois, peuvent compléter ce droit. ENTROPICS répond dans les meilleurs délais et au plus tard le vendredi de la semaine suivante.

Oui : navigateur et email suffisent, sans installation. L’administration courante ne requiert pas de compétence technique. ZenPA est consultable sur mobile ou tablette ; l’assistant Factur-X nécessite un ordinateur. L’offre Gratuite inclut un appel obligatoire de mise en service avec partage d’écran, d’une heure maximum. Pour aller plus loin, des tickets d’appel valables trois mois sont proposés : 1 à 150 € HT, 5 à 500 € HT, 10 à 800 € HT ou 20 à 1 500 € HT. Un rendez-vous peut être déplacé ou annulé jusqu’à la veille.

Oui. L’offre Gratuite comprend deux AFE ; les suivantes relèvent d’un abonnement annuel indiqué dans la grille, calculé au prorata jusqu’au 31 décembre la première année. Chaque AFE est vérifiée par ENTROPICS et apporte 5 crédits gratuits mensuels si tous les flux lui sont confiés. Utilisateurs, AFE, fonctions et intégrations peuvent évoluer. Une désactivation évite le renouvellement, mais l’année payée n’est pas remboursée.

Toutes permettent de recevoir des achats ; ZenPA inclut aussi l’émission des ventes, l’assistant Factur-X, les notifications configurables et l’autofacturation. Son cycle de vie AFNOR enrichi permet de suivre approbations, refus, suspensions, litiges, paiements et encaissements, mais aussi de transmettre motifs, commentaires et documents fournis pour compléter une facture.

Certaines plateformes offrent une réception d’achats illimitée, sans nécessairement inclure l’émission et les fonctions associées. ZenPA couvre achats et ventes avec 5 crédits mensuels par AFE, dans la limite de deux AFE gratuites. Une facture et chaque pièce jointe consomment un crédit. Des crédits ponctuels peuvent être achetés sans changer d’offre ni ajouter d’abonnement.

L’offre Gratuite ZenPA est sans abonnement et sans durée minimale d’engagement. Ses 5 crédits mensuels par AFE sont accordés lorsque le Client confie à ENTROPICS l’intégralité de ses flux d’achat et de vente. Sinon, ZenPA reste utilisable avec des crédits achetés dès le premier document. Limites et fonctions payantes sont annoncées clairement.

ZenPA inclut un appel obligatoire de mise en service avec partage d’écran, la vérification du formulaire d’adhésion, l’aide au paramétrage, une question gratuite au support chaque semaine, des aides contextuelles et des tutoriels à venir. Questions et appels supplémentaires peuvent être achetés à la carte.

ZenPA vise les entrepreneurs et petites entreprises qui veulent recevoir leurs achats, mais aussi émettre leurs ventes et suivre leur traitement. ENTROPICS ne promet pas que tout sera gratuit : la volumétrie est limitée pour maintenir un périmètre fonctionnel complet, un service durable et un accompagnement réel. L’entreprise achète ensuite seulement les crédits, accès, AFE ou services dont elle a besoin.