Délais de conservation de vos documents légaux

Délais de conservation de vos documents légaux

Une entreprise émet et reçoit de nombreux documents pendant son activité. Des documents civils et commerciaux, des pièces comptables, des documents fiscaux, des documents sociaux ou de gestion du personnel… Chacun de ces documents doit être conservé pendant une durée minimum à des fins probatoires.

Différentes règles sont applicables en matière de conservation des archives, selon la loi française et les périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.
Les entreprises sont notamment concernées en cas de réclamation ou de litige : une trace écrite devient primordiale lors d’une action en justice, que ce soit avec un fournisseur, un client ou l’administration fiscale.

 

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Sanctions

Sanctions en matière fiscale

L’article 1734 du Code général des impôts dispose que l’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication est punie d’une amende de 1 500 euros. Cependant, cette amende est écartée lorsque ces agissements constituent une opposition individuelle au contrôle fiscal entraînant une évaluation d’office et punie par des sanctions spécifiques.

L’article 1746 du Code général des impôts précise que quiconque met les agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts dans l’impossibilité d’accomplir leurs fonctions est puni d’une amende de 25 000 euros, prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive, le tribunal peut prononcer une peine de six mois de prison.

 

Sanctions en matière pénale

Les articles L. 441-1 et suivants du Code pénal dispose que le faux et l’usage de faux sont punis :

  • pour les personnes physiques : de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende, des peines complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : interdiction des droits civiques, civils et de famille) ;
  • pour les personnes morales : d’une amende maximum de 225 000 euros, des peines complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : dissolution de la société).

 

Sanctions en matière commerciale

Dans le cadre des procès-verbaux d’assemblées d’actionnaires, le défaut d’établissement ou l’oubli d’une mention est passible d’une amende de 3 750 euros (article L. 242-15 3° du Code de commerce). Dans le cadre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, le défaut d’établissement est sanctionné par la nullité des délibérations (article L. 235-14 du Code de commerce).

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