Quel est finalement le problème ?

La demande croissante de dématérialisation des échanges a contraint l’administration fiscale à définir les règles concernant la facturation électronique.

Cette nouvelle possibilité offerte par l’administration fiscale est malheureusement source de confusion dans l’esprit des Entreprises, confusion soigneusement entretenue par certains acteurs du marché de la dématérialisation souhaitant vendre leurs certificats, leurs coffres forts électroniques, etc.

L’objectif du présent article est de clarifier la situation.

Autre clarification : Cet article parle de facturation électronique ce qui n’est pas la même chose que la dématérialisation des factures, sujet plus vaste qui englobe le traitement électronique des factures fournisseurs….mais ce point fera l’objet d’un autre article prochainement.

La position de l’administration fiscale

La demande croissante de dématérialisation des échanges a contraint l’administration fiscale à définir les règles concernant les modalités de mises en place et de pratique de la facturation électronique.

Il est donc possible pour une Entreprise de mettre en place un système de dématérialisation de ses factures de ventes….mais cela n’est pas obligatoire : la facture sur support papier, envoyée par la poste et dont l’émetteur conserve un double est possible et rien n’oblige une entreprise à procéder à des facturations électroniques.

C’est presqu’une lapalissade de dire que l’administration fiscale trouve son intérêt dans la mise en place de circuit dématérialisée car la dématérialisation va de pair avec traçabilité extrême.

Au travers de ses écrits et de ses communications, l’administration fiscale est donc un des promoteurs de ce grand mouvement. Et, pour une fois, sachons lui rendre grâce : l’administration a intégré ce précepte qui semble raisonnable qui est de s’appliquer à soi-même ce que l’on conseille aux autres.

D’où des directives contraignant les entreprises, dans un laps de temps plus ou moins éloigné selon leur taille, à se mettre à la facturation électronique dès lors qu’elles doivent facturer une collectivité publique : Etat, collectivités territoriales, entreprises publiques.

Le calendrier est le suivant : au 1er janvier 2018 pour les entreprises de plus de 250 salariés, au 1er janvier 2019 pour les PME, et au 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises quel que soit leur taille (y compris les autoentrepreneurs).

Si une PME travaille pour des organismes publics, il lui faudra donc passer par la facturation électronique. Or ceci lui demandera donc de savoir émettre ses factures sous format électronique, sans impression, et il est probable qu’elle souhaitera alors étendre sa facturation sous cette forme à tous ses clients. C’est probablement l’esprit de la loi de 2005 de progressivement supprimer la facturation en format papier.

Pour aider les Entreprises à faire parvenir de manière dématérialisée leurs factures aux Collectivités Publiques, le portail Chorus-Pro a été mis en place mais là n’est pas le propos de cet article. Le portail Chorus Pro fera l’objet d’un article détaillé à venir dans les prochaines semaines.

Que disent les textes ?

Dans tous les cas, si une entreprise souhaite dématérialiser les factures qu’elle émet, il lui faudra tenir compte de l’article 289 du Code Général des Impôts qui définit les règles de facturation. Pour comprendre comment facturer électroniquement, il convient de se référer aux paragraphes V à VII de cet article.


« V. – L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l’acceptation du destinataire.

VII. – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;

2° Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l’article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d’émission, de signature et de stockage de ces factures ;

3° Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret. »

https://www.legifrance.gouv.fr/codegénéraldesimpots-article289


La devise de la dématérialisation des factures : Authenticité, Intégrité, Lisibilité

Ce qu’il faut retenir : c’est que le paragraphe VII indique bien que l’émission et la réception de factures électroniques peuvent se faire sous n’importe quelle forme, à condition d’avoir l’accord du destinataire sur ce mode de facturation.

Il s’agira, d’après le paragraphe V, de garantir 3 éléments :

  1. l’authenticité de l’origine,
  2. l’intégrité du contenu
  3. et la lisibilité de la facture.

La lecture du paragraphe VII permet également de constater que le recours à une signature électronique n’est pas une obligation réglementaire. La seule obligation de l’émetteur de la facture est d’utiliser un système permettant de prouver que la facture émise correspond bien à une livraison effective d’un bien.

Pour que la facture électronique soit valable, il faut que l’identité sociale de l’émetteur de la facture soit connue et que l’intégrité de la facture soit garantie. Ceci peut se faire de plusieurs manières :

  • Utilisation d’un dossier partagé pour lequel il faudra disposer de son adresse (URL) et d’un identifiant pour y accéder : dans ce cas, l’identité des parties est assurée par la possibilité d’accéder à ce dossier. Par ailleurs, le fait que seul l’émetteur de la facture pourrait écrire ou modifier dans ce dossier garantira l’intégrité de la facture.
  • Utilisation d’un certificat de signature pour signer la facture PDF. Ce certificat doit simplement être reconnu comme valable par le client. Si un certificat délivré par un organisme est utilisable, un certificat auto-généré par l’entreprise est suffisant si le client le reconnait comme valable. Cette solution demande à disposer d’un dispositif permettant la signature du PDF.

Pour ce qui concerne la transmission de la facture au Client, deux voies sont possibles, voies qu’il est bien entendu possible de combiner :

  • L’envoi de la facture en tant que pièce jointe d’un mail,
  • La mise à disposition de la facture via un espace documentaire partagé

Il conviendra simplement de bien s’accorder avec vos Clients et convenir avec une convention de dématérialisation décrivant les modalités d’échanges des factures.

Les composantes techniques

 

Le format PDF

L’utilisation de fichier au format PDF permettra de disposer d’un format électronique permettant de satisfaire correctement pour ce qui concerne la lisibilité.

Le format PDF/A

L’utilisation de fichier au format PDF/A permettra de disposer en plus d’un format électronique permettant de satisfaire correctement à l’exigence d’intégrité.

Le certificat

L’utilisation d’un certificat appartenant à l’entreprise émettrice permettra de pouvoir signer un fichier PDF ce qui permettra de satisfaire aux exigences d’intégrité et d’authenticité de l’origine. En effet, un fichier électronique signé ne peut plus être modifié.

A noter que dans ce cas, l’utilisation de PDF/A n’apportera pas de garanties supplémentaires.

Concernant le certificat, 2 choix sont possibles :

  • Acheter un certificat auprès d’un tiers certificateur,
  • Se fabrique son propre certificat (c’est facile et simple à réaliser), dans ce cas on parlera de certificat auto signé ou self sign.

Utilisation d’un Espace Documentaire Sécurisé et Partagé (EDSP)

L’utilisation d’un espace documentaire partagé et sécurisé permettra de pouvoir satisfaire aux exigences d’intégrité et d’authenticité (même remarque dans ce cas concernant l’utilisation de PDF/A).

Il conviendra que l’accès à cet espace soit effectué en mode SSL et via un code d’accès permettant d’identifier le destinataire des documents.

Ce type d’espace permettra également à l’Entreprise émettrice de placer dans cet espace les documents liés à la facture (bon de commande, fiche de livraison, etc.) permettant ainsi d’apporter une piste d’audit fiable. La journalisation des opérations effectuées dans cette solution de gestion apporte de plus une réponse supplémentaire à la demande de piste d’audit de l’administration fiscale.

L’utilisation de ce type d’espace permettrait même de ne pas utiliser le format PDF puisqu’il offre une bonne réponse pour ce qui concerne l’intégrité mais le bémol est que cette intégrité n’est plus garantie dès lors que le document est extrait.

Utilisation d’un coffre-fort électronique (NFZ42-020)

L’utilisation d’un coffre-fort électronique permettra également de pouvoir satisfaire aux exigences d’intégrité et d’authenticité (même remarque dans ce cas concernant l’utilisation de PDF/A).

Ils sont uniquement accessibles en mode SSL et via un code d’accès permettant d’identifier le destinataire des documents.

Ce type d’espace permettra également à l’Entreprise émettrice de placer dans cet espace les documents liés à la facture (bon de commande, fiche de livraison, etc.) permettant ainsi d’apporter une piste d’audit fiable. La journalisation des opérations effectuées dans cette solution de gestion apporte de plus une réponse supplémentaire à la demande de piste d’audit de l’administration fiscale.

L’utilisation de ce type d’espace permettrait même de ne pas utiliser le format PDF puisqu’il offre une bonne réponse pour ce qui concerne l’intégrité mais le bémol est que cette intégrité n’est plus garantie dès lors que le document est extrait.

Finalement, je pense qu’une matrice vous permettra de bien comprendre la synthèse de mes réflexions :

 

 

 

(1) pour les documents contenus dans l’espace GED ou dans le coffre-fort.

A quoi ressemble une facture signée ?

La facture signée se présentera ainsi dans un lecteur PDF de type Adobe Acrobat Reader.

 

Point d’attention : pour la conservation de votre justificatif comptable, cette facture signée devra être conservée sur votre informatique d’une manière fiable. Si vous disposez d’une GED, ce point ne devrait pas trop poser de problème. 😉

Quel est l’apport d’une GED dans ce domaine ?

L’utilisation d’une GED vous permettra de conserver effectivement vos factures non seulement d’une manière fiable, mais encore dans un dossier client regroupant la commande, le bon de livraison, la facture et s’il existe le justificatif du règlement.

Les fonctionnalités intéressantes à obtenir de votre fournisseur de GED :

Disposer d’un outil de signature électronique intégrée

La suite logicielle Zen Solutions contient une extension permettant la signature de fichiers PDF aussi bien en mode « interactif » qu’en mode batch.

Permettre la mise en place d’un EDSP (espace documentaire sécurisé et partagé)

Cet accès devra pouvoir être ouvert à 2 types de tiers : Vos clients et les services fiscaux. Une restriction sur les types de fichiers que pourront visualiser ces tiers est intéressante pour ne pas donner accès à la totalité du dossier client qui peut contenir outre les documents officiels probants d’un échange commercial, des courriers et/ou des échanges liés à votre prospection (prises de contact, devis, informations sur le client, etc…).

Pour ce qui concerne Zen Solutions, l’extension Web, via un paramétrage ad ’hoc vous permettra la mise en place d’un tel espace.

Le schéma de la facturation électronique peut fonctionnellement se présenter ainsi :

Conclusion

J’espère avoir pu clarifier, au travers de cet article, la situation quant à la dématérialisation des factures de vente.

Je me tiens bien entendu à votre disposition pour échanger plus avant sur le sujet….

Lionel PONS
Expert GED
lionel.pons@entropics.fr