Besoin d’être convaincu ? Voici ce qu’en disent nos clients

« Nous voulions une solution simple et adaptée aux besoins de notre PME. Nous l’avons trouvée ! »

Martine CARRE, assistante de direction

Entreprise : FML Décolletage

Secteur : Commerce & Industrie
Note : 5/5

Le Pack Démat de Zensolutions vient de souffler sa première bougie chez FML Décolletage ! Martine CARRE, assistante de direction de la PME haut-savoyarde et utilisatrice quotidienne de la suite logicielle, en profite pour faire un bilan d’étape de la « GED qui pense à tout ».

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

FML est le spécialiste du décolletage de précision en moyennes séries de pièces de haute technicité allant du diamètre 2 à 50 mm et jusqu’à des longueurs supérieures à un mètre.

Souplesse, réactivité et polyvalence sont au cœur des valeurs de l’entreprise : nous sommes capables de nous adapter à toutes les contraintes de nos clients et de répondre à des demandes de produits très diversifiés. Ainsi, FML Décolletage possède de nombreuses références dans des secteurs aussi variés que le médical, l’automobile, les sports et loisirs, la régulation de température ou les équipements industriels…

En tant que représentant à part entière de l’industrie de pointe made in France, FML Décolletage met la barre très haute en ce qui concerne les standards de Qualité respectés par ses produits. L’entreprise dispose d’un parc de machines-outils moderne et performant et d’une équipe au savoir-faire exceptionnel. Notre système Qualité est d’ailleurs certifié ISO 9001 depuis de nombreuses années.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Notre principale problématique était l’accès rapide aux documents et à l’information depuis chaque poste de travail. Notre équipe compte en effet une dizaine de personnes, qui travaillent à des endroits différents mais doivent avoir accès aux mêmes documents. L’aspect collaboratif ainsi que l’outil de recherche propres à la GED ont été le premier moteur de notre projet.

Par ailleurs, notre entreprise a à cœur de mener une démarche environnementale dans tous les aspects de son activité. Les économies de papier considérables réalisées grâce à l’utilisation d’une solution de GED ont constitué un autre argument important en faveur d’un tel outil.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Nous avons reçu plusieurs offres de la part d’éditeurs de logiciels de GED, mais la suite Zensolutions s’est aussitôt démarquée par son fonctionnement intuitif et son interface conviviale. Nous voulions une solution simple et adaptée aux besoins de notre PME. Nous l’avons trouvée !

Quel est votre bilan du projet ?

Nous utilisons Zensolutions tous les jours et nous en sommes très satisfaits.
L’outil de recherche est particulièrement mis à contribution : il suffit de taper un mot pour accéder au document que l’on cherche. C’est incroyable !

Personnellement, je m’occupe à la fois des achats, des relations clients et fournisseurs, de la logistique… Le tout sans jamais quitter mon poste. C’est bien simple, on a tout sous la main.

Pour prendre un exemple, les pièces que nous usinons sont accompagnées d’un certificat de conformité ou certificat matière. Ces certificats sont automatiquement intégrés dans la GED, ce qui nous évite de devoir fouiller dans nos classeurs pour trouver le bon document et de le photocopier pour l’envoyer au client. Aujourd’hui, il nous suffit de le retrouver instantanément grâce à son numéro d’envoi et de l’imprimer, ou même de l’envoyer directement par mail.

Les gains de temps et de productivité sont indéniables.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Nous songeons actuellement à intégrer d’autres types de documents dans la GED. Elle contient aujourd’hui nos offres fournisseurs, les certificats, les spécifications clients, nos tarifs, notre documentation de production, certaines factures… Il serait intéressant de pouvoir gérer d’autres types de documents avec Zensolutions, nos procédures Qualité par exemple, pour pouvoir profiter plus largement des avantages de la GED.

« La sécurisation des informations était une de nos exigences. »

Gino Calvi, Directeur du Développement

Entreprise : UGIP
Secteur :
Mutuelle & Assurance
Note : 4,5/5

L’archivage et la gestion des dossiers clients mais aussi la sécurisation des informations étaient au cœur du projet de mise en place d’une GED au sein de l’UGIP. Gino Calvi, Directeur de Développement de l’association, raconte le déroulement des opérations.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

UGIP est une Association créée en 1974, spécialisée dans l’assurance emprunteur, la prévoyance et la complémentaire santé.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Face à l’accroissement de nos activités, nous étions placés devant un dilemme : soit embaucher plus de personnel pour accroître notre capacité de traitement des dossiers, soit fournir à nos collaborateurs un outil qui leur permet d’être plus efficaces. C’est cette deuxième solution que nous avons retenue. Une décision a alors été prise de trouver le bon outil tout en restant dans un cadre budgétaire raisonnable. De plus, nous avions comme contrainte forte le fait que nous n’avons aucune ressource informatique dédiée en interne. D’autre part, nous avions une très forte exigence concernant la sécurisation des informations.

Nos clients nous confient des informations sur leur santé et il est hors de question que celles-ci soient accessibles par un simple clic. Une expression de besoin concernant notamment la sécurisation des informations a été rédigée et soumise à différents éditeurs. C’est au cours de cette étape que nous sommes entrés en relation avec Entropics.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Nous avons étudié le marché et plus particulièrement les offres qui nous semblaient matures. Dès la première présentation, le positionnement de la geide Zensolutions nous a séduits. Un produit simple, une interface conviviale mais surtout nous n’étions pas leur première référence en matière de mutuelle. Cela a beaucoup joué car c’était rassurant. La simplicité et l’ergonomie de la plateforme de numérisation a également été un facteur déterminant dans notre choix. De plus, l’éventail assez large des modules proposés par Zensolutions me convenait. Je savais que notre projet aurait besoin d’extensions. Après une première présentation généraliste de Zensolutions nous avons demandé à ce qu’une maquette soit réalisée et présentée à des utilisateurs clefs de la solution de geide. La réaction de ceux-ci m’a convaincu. C’était la bonne solution pour nous.

Quel est votre bilan du projet ?

Positif ! L’équipe Entropics, malgré une disponibilité réduite de notre part, a su mener le projet à terme et dans les conditions de délais et de prix convenus. Un point que je voudrais souligner, c’est que nous sommes restés dans les clous budgétaires. Bien sûr, nous avons dû procéder à quelques arbitrages, mais ce qu’il faut retenir c’est que le train est arrivé à l’heure. Aujourd’hui tout fonctionne sans à-coup et sans qu’il ait été nécessaire d’étoffer nos ressources techniques et je vous avoue que c’est un point que je redoutais.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Depuis le démarrage, nous avons mis en œuvre une liaison automatique avec notre application métier afin que le dossier Adhérent soit accessible depuis celle-ci. Nous envisageons d’implémenter très prochainement un nouveau module de Zensolutions qui nous permettra d’envoyer, via protocole FTP sécurisé, des documents confidentiels à nos assureurs.

« Le Groupe Paillet choisi Zensolutions pour optimiser la mise à disposition des documents. »

Christian Genevois, Directeur Organisation et Informatique Groupe

Entreprise : GIRUS Ingénierie
Secteur :
Commerce & Industrie
Note : 5/5

 

Entreprise reconnue du secteur de l’ingénierie dans les domaines des énergies renouvelables, du traitement des déchets et de la qualité de l’eau, Girus utilise Zensolutions au quotidien dans la gestion de ses dossiers clients et la dématérialisation des factures fournisseurs. Bernard Fieux, Directeur Général, livre les détails du déroulement du projet.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

Cette dernière décennie a vu la montée en puissance de notre activité dans le secteur de l’Environnement. GIRUS est devenue un partenaire reconnu par les Collectivités Locales en matière de traitement des déchets et des effluents, de gestion du milieu naturel et des installations classées, avec d’importantes références à son actif. Aujourd’hui, nous comptons un effectif de plus de 100 personnes et nous recrutons régulièrement.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Depuis 5 années notre chiffre d’affaires ainsi que notre effectif sont en pleine croissance. Plus d’activité, de clients, implique plus d’échanges, bref un accroissement de nos flux documentaires. Il fallait nous organiser sous peine de succomber à la paperasse ! Nous avons donc décidé de nous équiper d’un outil nous permettant de gérer et d’optimiser nos processus documentaires. Il fallait stopper l’augmentation du parc de photocopieurs.

Un chef de projet fonctionnel a été nommé afin de recenser les besoins documentaires de l’Entreprise qui se sont avérés nombreux et relativement hétérogènes d’un service à un autre. Les besoins du service du Personnel ne sont pas les mêmes que ceux du service Commercial. Cette phase d’analyse de nos besoins nous a permis de mettre en évidence la nécessité d’effectuer un accompagnement dans la conduite du changement pour certains.

Nous avons étudié le marché, les offres qui nous semblaient matures. Rapidement nous avons pu bâtir une sélection de 4 sociétés dont l’outil GED nous semblait correspondre à nos attentes.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Ces sociétés sont venues nous présenter leur solution et nous avons été particulièrement attentifs à la qualification des intervenants car de par notre propre expérience, nous savons qu’un projet réussi, rassemble des outils mais également des hommes.

La solution GED d’Entropics s’est rapidement détachée, aussi bien de par sa richesse fonctionnelle que par l’implication du consultant. C’est d’ailleurs ce consultant qui a ensuite été notre interlocuteur dans la phase active du projet et c’est un point qu’il me semble important de souligner.

Quel est votre bilan du projet ?

Très positif ! La méthodologie proposée par Entropics s’est avérée efficace. Dès la première semaine du projet, notre équipe en charge a suivi une formation au module de paramétrage. Cela lui a permis de prendre immédiatement le contrôle du logiciel GED et du projet et ainsi d’assurer une cohérence entre les besoins exprimés et le paramétrage mis en place. De plus, certains besoins sont apparus au cours du projet et il a bien fallu les intégrer, l’objectif étant de s’assurer de l’adhésion des utilisateurs à l’outil. Aujourd’hui, l’outil est administré par une personne sachant que la charge afférente est très minime, le système fonctionnant quasiment tout seul.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Le logiciel GED Zensolutions est désormais devenu incontournable pour nos collaborateurs. Certains disent même ne plus pouvoir s’en passer !

Ceci nous a conduits à planifier l’intégration de cet outil dans nos applications métiers. Quelle que soit l’application, il faut pouvoir accéder à la base de connaissance documentaire GIRUS. De même, certains commerciaux voyagent beaucoup et nous souhaiterions les équiper du module Nomade leur permettant de consulter les documents en rendez-vous clientèle.

« GIRUS parle de son expérience avec Zensolutions sur mesure. »

Bernard Fieux, Directeur Général

Entreprise : GALIAN
Secteur :
Assurance & Mutuelle
Note : 4,5/5

 

Le Groupe CGAIM, aujourd’hui GALIAN, caisse de garanties de fonds immobilier, a choisi Zensolutions pour la gestion des dossiers papier ; l’archivage de ses documents, la gestion de son courrier et de ses dossiers clients. Patrice Gaillot, Directeur informatique du Groupe, fait le bilan du projet.

 

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

En tant qu’établissement financier, GALIAN garantit les fonds déposés, par leurs clients, chez 9 400 agents immobiliers, syndics et administrateurs de biens. En cas de défaillance du professionnel nous remboursons les fonds déposés par leurs clients. Notre filiale, CGI Assurances, propose des produits comme la garantie des loyers impayés (VERSALIS), la garantie de bonne fin de transaction (PROMESSIMO) et l’assurance annulation ou interruption de séjour pour la location saisonnière (SAISONIS). CGIA Conseils, filiale de CGI Assurances propose, en plus des produits de CGI Assurances toute une gamme de produits destinés aux professionnels de l’immobilier et leurs clients.

GALIAN en quelques chiffres :

  • 5 Mds€ de garanties délivrées
  • 8.600 clients transactionnaires
  • 4.450 clients administrateurs de biens qui gèrent 1.800.000 lots
  • 1.700 syndics de copropriétés qui gèrent 3.500.000 lots
  • 130.000 lots assurés en garantie des loyers impayés
  • 104 M€ de fonds propres 34 M€ de chiffre d’affaires du groupe en 2008

 

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

En tant qu’établissement financier nous gérons de grosses quantités de documents papier entrant : en moyenne 115.000 documents représentant 583.000 pages par an. Tous nos documents sortants étaient déjà archivés dans un format électronique mais pas les documents entrants. Les dossiers des clients actifs sont stockés dans nos locaux ce qui représente un volume conséquent. Pour les clients qui sont sinistrés nous pouvons avoir besoin de leur dossier pendant trente ans.

La gestion des dossiers papier commençait à devenir vraiment problématique à cause de la place occupée et de la nécessité d’avoir accès au même dossier par plusieurs personnes. C’est ce qui a déclenché notre projet d’implanter une gestion électronique de documents.

Pour la gestion des dossiers papier, nous voulions une GED intégrée à nos applications « métier » et non un progiciel de plus à gérer « à côté » de nos applicatifs. Avant de nous lancer nous avons fait réaliser une étude préliminaire à un consultant indépendant qui, après avoir interrogé les différentes Directions, a rédigé un cahier des charges exprimant au mieux nos besoins. Cette étude a été finalisée fin 2005. Nous avons lancé un appel d’offres et reçu les fournisseurs potentiels au premier semestre 2006. Notre choix a été finalisé en juillet 2006 et nous avons choisi Zensolutions.

 

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Comme indiqué précédemment nous voulions une GED parfaitement intégrée à nos applications qui sont gérées par des logiciels spécifiques développés en interne. Nous voulions également une GED qui fonctionne avec DB2 sur iSeries. Enfin nous voulions un coût raisonnable tant pour l’investissement que pour la mise en place du produit.

 

Quel est votre bilan du projet ?

Notre priorité était de déployer la GED sur tous nos dossiers clients pour l’ensemble des services. Entropics a su bien nous guider pour définir, dans des délais raisonnables le plan de classement propre à chaque Direction. Voulant gérer la GED à travers notre applicatif nous avons développé une gestion de « corbeille » GED qui nous permet :

  • De visualiser le contenu des corbeilles des services comme des utilisateurs,
  • De qualifier les documents qui n’ont pas été reconnus par le processus de LAD/RAD,
  • D’accéder à l’application « métier » propre à chaque document : l’utilisateur visualise le document à travers le module Desk sur un écran et le traite à travers l’application « métier » sur le second écran,
  • De classer automatiquement, quand cela a été paramétré, le document dans l’arborescence GED.

En moins de cinq mois, nous avons pu mener à bien le démarrage de la GED. Grâce à la GED, chacun, en fonction de ses droits a accès au dossier complet et exhaustif de chaque client. En sous-produit de la GED nous avons pu également donner aux managers des statistiques sur la productivité de leurs équipes en termes de traitements entrants.

 

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Aujourd’hui la gestion des dossiers papier est simplifiée. Tous nos documents clients sont traités à travers la GED. Il nous reste à traiter les documents non liés aux clients comme les documents comptables ou encore les documents propres à chaque Direction opérationnelle ou fonctionnelle.

« La Gestion des dossiers papier : un problème résolu par la GED. »

Patrice Gaillot, Directeur informatique

Entreprise : GALIAN
Secteur :
Assurance & Mutuelle
Note : 4,5/5

 

Le Groupe CGAIM, aujourd’hui GALIAN, caisse de garanties de fonds immobilier, a choisi Zensolutions pour la gestion des dossiers papier ; l’archivage de ses documents, la gestion de son courrier et de ses dossiers clients. Patrice Gaillot, Directeur informatique du Groupe, fait le bilan du projet.

 

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

En tant qu’établissement financier, GALIAN garantit les fonds déposés, par leurs clients, chez 9 400 agents immobiliers, syndics et administrateurs de biens. En cas de défaillance du professionnel nous remboursons les fonds déposés par leurs clients. Notre filiale, CGI Assurances, propose des produits comme la garantie des loyers impayés (VERSALIS), la garantie de bonne fin de transaction (PROMESSIMO) et l’assurance annulation ou interruption de séjour pour la location saisonnière (SAISONIS). CGIA Conseils, filiale de CGI Assurances propose, en plus des produits de CGI Assurances toute une gamme de produits destinés aux professionnels de l’immobilier et leurs clients.

GALIAN en quelques chiffres :

  • 5 Mds€ de garanties délivrées
  • 8.600 clients transactionnaires
  • 4.450 clients administrateurs de biens qui gèrent 1.800.000 lots
  • 1.700 syndics de copropriétés qui gèrent 3.500.000 lots
  • 130.000 lots assurés en garantie des loyers impayés
  • 104 M€ de fonds propres 34 M€ de chiffre d’affaires du groupe en 2008

 

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

En tant qu’établissement financier nous gérons de grosses quantités de documents papier entrant : en moyenne 115.000 documents représentant 583.000 pages par an. Tous nos documents sortants étaient déjà archivés dans un format électronique mais pas les documents entrants. Les dossiers des clients actifs sont stockés dans nos locaux ce qui représente un volume conséquent. Pour les clients qui sont sinistrés nous pouvons avoir besoin de leur dossier pendant trente ans.

La gestion des dossiers papier commençait à devenir vraiment problématique à cause de la place occupée et de la nécessité d’avoir accès au même dossier par plusieurs personnes. C’est ce qui a déclenché notre projet d’implanter une gestion électronique de documents.

Pour la gestion des dossiers papier, nous voulions une GED intégrée à nos applications « métier » et non un progiciel de plus à gérer « à côté » de nos applicatifs. Avant de nous lancer nous avons fait réaliser une étude préliminaire à un consultant indépendant qui, après avoir interrogé les différentes Directions, a rédigé un cahier des charges exprimant au mieux nos besoins. Cette étude a été finalisée fin 2005. Nous avons lancé un appel d’offres et reçu les fournisseurs potentiels au premier semestre 2006. Notre choix a été finalisé en juillet 2006 et nous avons choisi Zensolutions.

 

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Comme indiqué précédemment nous voulions une GED parfaitement intégrée à nos applications qui sont gérées par des logiciels spécifiques développés en interne. Nous voulions également une GED qui fonctionne avec DB2 sur iSeries. Enfin nous voulions un coût raisonnable tant pour l’investissement que pour la mise en place du produit.

 

Quel est votre bilan du projet ?

Notre priorité était de déployer la GED sur tous nos dossiers clients pour l’ensemble des services. Entropics a su bien nous guider pour définir, dans des délais raisonnables le plan de classement propre à chaque Direction. Voulant gérer la GED à travers notre applicatif nous avons développé une gestion de « corbeille » GED qui nous permet :

  • De visualiser le contenu des corbeilles des services comme des utilisateurs,
  • De qualifier les documents qui n’ont pas été reconnus par le processus de LAD/RAD,
  • D’accéder à l’application « métier » propre à chaque document : l’utilisateur visualise le document à travers le module Desk sur un écran et le traite à travers l’application « métier » sur le second écran,
  • De classer automatiquement, quand cela a été paramétré, le document dans l’arborescence GED.

En moins de cinq mois, nous avons pu mener à bien le démarrage de la GED. Grâce à la GED, chacun, en fonction de ses droits a accès au dossier complet et exhaustif de chaque client. En sous-produit de la GED nous avons pu également donner aux managers des statistiques sur la productivité de leurs équipes en termes de traitements entrants.

 

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Aujourd’hui la gestion des dossiers papier est simplifiée. Tous nos documents clients sont traités à travers la GED. Il nous reste à traiter les documents non liés aux clients comme les documents comptables ou encore les documents propres à chaque Direction opérationnelle ou fonctionnelle.

« Nous voulions nous doter d’un outil qui nous permette de gérer les flux documentaires de la manière la plus rigoureuse possible. Il fallait aussi mettre la dernière information à portée de main des bonnes personnes grâce à la gestion des accès.»

Jocelyne Debost, Responsable Organisation Groupe

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