Contenu de notre présentation

 

Notre objectif

L’objectif de la séance de présentation à laquelle nous vous proposons d’assister est de vous donner un premier aperçu des fonctionnalités de notre solution.

La présentation dure 1 heure et est basée sur le scénario suivant :


Un client (VOUS) prend contact par m ail avec la société ENTROPICS car il cherche une solution de GED. Cette demande va donner lieu à des échanges entre le Client & le Service Commercial d’ENTROPICS, échanges qui seront effectués au travers de notre suite logicielle.


De quoi aurez-vous besoin pour la présentation ?

Afin que vous puissiez tenir votre « rôle » dans la démonstration, voici la liste des éléments nécessaires :

  • 1 PC,
  • 1 connexion internet,
  • 1 outil de messagerie vous permettant de nous adresser des mails,
  • Si possible un outil vous permettant de modifier des fichiers PDF,
  • 1 navigateur Internet de votre choix à jour,
  • Au moins 1 fichier PDF (votre cahier des charges fera parfaitement l’affaire),
  • Éventuellement quelques documents PDF en provenance de vos fournisseurs, clients.

Avant la présentation, vous aurez reçu un mail de notre service de support, ce mail vous permettant de tester le bon fonctionnement de notre outil de prise de contrôle à distance. Nous vous invitons à bien procéder à ce test avant notre présentation afin de ne pas perdre de temps inutilement. Bien entendu, en cas de problème, notre service de support pourra vous aider.

De même, afin que la présentation soit la plus « parlante » possible pour vous, vous nous aurez fourni des exemples de documents relatifs à vos Clients / Fournisseurs / Articles, que nous incorporerons comme matière première pour notre présentation.

La présentation que nous vous proposons est interactive c’est à dire qu’il vous sera demandé d’effectuer des opérations mais également que nous procéderons « en live » à des opérations de personnalisation pour vous démontrer la souplesse de notre solution.

Le paragraphe suivant contient le chemin de fer de notre présentation, les actions requises pour vous étant coloriées en vert et les actions de personnalisation de notre part étant coloriées en violet.

Le déroulé de notre présentation

 

Présentation du plan de classement.

Nous avons prévu de vous montrer comme il est simple de mettre en place un plan de classement que ce soit pour vos dossiers Clients, vos dossiers Fournisseurs, etc.

Nous altérerons le plan de classement Client type pour le personnaliser en fonction de vos besoins.

Présentation du dossier propre à votre société

Nous avons prévu de vous montrer également le dossier propre à votre société, dossier dans lequel vous pourrez classer les documents juridiques, comptables, sociaux, etc..

Présentation de dossiers Clients exemple

Sur la base des documents que vous nous aurez éventuellement fournis, nous vous montrerons comment ces documents peuvent être rangés dans le plan de classement au travers de glisser/déposer, ou envoyer vers, ou enregistrer sous.

Création d’un nouveau dossier Client

Dans le cadre de notre scénario de démonstration, nous procéderons à la création d’un nouveau dossier client, celui de votre société.

Recherche

Nous vous montrerons comment rechercher facilement vos dossiers dans la base documentaire.

Recherche enregistrée

Nous vous montrerons comment créer des recherches via le moteur de recherche puis comment les enregistrer, voire les partager à d’autres utilisateurs.

Recherche plein texte

Nous vous montrerons comment effectuer des recherches plein texte sur le contenu des documents.

Classement d’un mail

Nous vous demanderons de nous adresser un mail, mail nous demandant des informations sur notre solution de GED (le texte est libre !)

Depuis OUTLOOK, nous procéderons au classement de votre dossier Client tout en activant par la même occasion, le classement automatique de vos mails.

Depuis notre outil, nous répondrons à votre demande via un mail type de réponse vous démontrant ainsi la capacité de notre outil à gérer des fonctions de publipostage de mails.

Nous vous demanderons de répondre à notre réponse en joignant à celle-ci au moins 1 pièce jointe, par exemple votre cahier des charges.

Publipostage Word

Suite à la réception de votre cahier des charges, nous produirons une offre commerciale, celle-ci intégrant des métadonnées issues de votre fiche Client.

Workflow de validation

La personne (Pierre) en charge de votre dossier demandera à un Consultant  de valider l’offre avant de vous l’envoyer.

Votre offre sera ensuite validée par le Consultant technique ce qui provoquera son retour chez Pierre.

Paraphe & Signature graphique

Pierre apposera alors son paraphe et sa signature. Puis il fusionnera l’offre avec votre mail afin d’obtenir un seul et unique document PDF contenant :

  • Notre offre commerciale,
  • Votre mail,
  • Les pièces jointes de votre mail.

Visionneuse PDF intégrée

Comme Pierre est un bon commercial, il ajoutera, sous la forme d’annotations,  des commentaires à  son offre.

Pierre vous enverra alors l’offre au travers d’un nouveau mail type.

Nous vous demanderons alors d’extraire le PDF du mail reçu puis :

  • De l’altérer  au moyen d’un outil de Gestion de PDF puis de copier le PDF dans le presse-papier (CTRL+C)
  • Ou alors de l’imprimer, de l’altérer, de la scanner, de la récupérer sur votre bureau Windows puis de la mettre dans le presse-papier (CTRL+C)

Abonnement à l’information

Pour terminer son action, Pierre positionne un abonnement sur votre dossier Client afin d’être alerté dès l’arrivée d’un nouveau document dans votre dossier.

Traitement des documents issus de votre scanner

Durant le temps que vous prendrez pour modifier le document et nous le retourner, nous procéderons à l’import de 3 documents tests censés être issus d’un scanner.

Si vous avez prévu des documents de tests, nous procéderons également à leur import via copier/coller.

Nous récupérons ensuite notre offre annotée par vos soins et le positionnerons dans Zen comme si elle venait d’être numérisée par notre scanner.

Traitement automatique des documents

Nous vous montrerons alors les capacités de notre produit pour ce qui concerne le traitement automatisé des documents :

  • Identification automatique de l’émetteur,
  • Classement automatique de documents

Si vous nous avez fourni des documents Clients / Fournisseurs, nous créerons alors les dossiers Clients ou Fournisseurs correspondants et classerons ces documents dans leur emplacement respectif.  Vous pourrez ensuite constater que les métadonnées des dossiers concernés auront été enrichies à partir des informations extraites des documents.

Accès à la base documentaire depuis un navigateur Internet

Depuis la fiche Contact automatiquement créée depuis votre adresse mail, nous vous autoriserons à pouvoir accéder à votre dossier Client.

Nous vous autoriserons à pouvoir « voir » certains éléments de votre dossier en activant la « publication » de ceux-ci.

Nous vous adresserons enfin un mail contenant votre code d’accès et un mot de passe.

Vous cliquerez sur le lien contenu dans le mail ce qui vous permettra de pouvoir accéder à une vue partielle de notre base documentaire, mais uniquement celle vous concernant !

Vous pourrez effectuer cette opération depuis n’importe quel navigateur (Safari, Firefox, Chrome, IE) mais également depuis votre smartphone.

Ajout de document via le portail

Depuis votre PC, vous déposerez via le portail un nouveau document dans l’espace prévu à cet effet.

Pierre sera alors informé que vous venez de déposer un document dans votre espace documentaire Web. Il en prendra connaissance et le déplacera dans l’espace de rangement approprié.