la dématérialisation made in lyonUne fois n’est pas coutume, Zensolutions fait le plein d’évolutions. La version 8.4, déployée en fin d’année 2014 auprès de nombreux clients d’Entropics, fait déjà parler d’elle ! Parallèlement au développement du Pack Démat’, la solution de GED pré-packagée réservée aux TPE-PME, les équipes de R&D de l’éditeur lyonnais continuent de repenser la dématérialisation de demain.

Archivage, workflow, gestion des mails : la dématérialisation est partout !

Zensolutions est plus que jamais la GED qui pense à tout. Bien loin de se contenter des fonctionnalités basiques ou traditionnelles de la GED, Zensolutions va toujours plus loin en intégrant des outils avancés, parfois à la croisée des chemins entre applications CRM et logiciels de gestion de projet, pour vous offrir une approche globale de la dématérialisation.

Dans sa version 8.4 de Zensolutions, l’équipe d’Entropics a une fois de plus confirmé cette volonté de booster la productivité des entreprises en utilisant tous les leviers accessibles grâce à la dématérialisation et, plus généralement, à l’outil informatique.
L’archivage ne se limite plus à stocker l’information, mais implique une gestion intelligente et évolutive des documents. Le classement des mails s’accompagne de mécanismes d’automatisation et de travail collaboratif inédits. Le workflow devient caméléon pour mieux se fondre dans l’organisation spécifique de chaque service, de chaque entreprise.

PDF, QR Code et Agenda Outlook : vos outils au service de la dématérialisation

Cependant, l’innovation n’est utile que si elle répond concrètement à un besoin, dans le respect des contraintes incompressibles propres à chaque utilisateur. C’est pourquoi Zensolutions 8.4 s’approprie avant tout les outils aujourd’hui incontournables, pour mieux les mettre au service de votre productivité.

Le fichier PDF, élément central des échanges et véhicule principal de documents officiels ou contraignants, fait l’objet de nombreuses nouvelles fonctionnalités dans Zensolutions 8.4. La GED d’Entropics comprend ainsi un outil de découpage et de classement avancé des fichiers PDF de plusieurs pages : une visionneuse permettant d’éditer et d’annoter ses documents, tout en offrant la possibilité de copier ou de convertir un document bureautique en PDF en un clic.

Le QR Code, dernière tendance des pratiques marketing, est également mis à contribution. Dans Zensolutions 8.4, il sert de marqueur pour identifier un document et le classer automatiquement. Il est particulièrement utile dans le cas de « documents boomerang », tels que les contrats, qui sont créés puis doivent être modifiés (complétés, signés) avant de retourner à l’envoyeur. Le QR Code permet de capturer automatiquement ces documents à leur retour.

L’agenda, autre élément organisationnel incontournable, peut désormais être intégralement géré depuis la GED. Les outils de workflow de Zensolutions permettaient déjà de créer et d’affecter des tâches pour les afficher dans le calendrier Zen. Avec la v8.4, Zensolutions peut être synchronisé avec votre agenda Outlook. Plus besoin de jongler avec plusieurs outils pour vous organiser en solo ou en équipe !

Les fondamentaux de la dématérialisation : intuitivité, sécurité, productivité

Comme toujours, l’équipe d’Entropics attache une grande importance à l’accessibilité de ses produits. Nouvelles fonctionnalités, mécanismes fluidifiés et technologies perfectionnées ne doivent en aucun cas se faire au détriment du confort d’utilisation. Bien au contraire !

C’est pourquoi, parallèlement à un développement fonctionnel permanent, la GED Zensolutions bénéficie d’une interface constamment repensée et réévaluée pour satisfaire aux standards d’intuitivité les plus exigeants. Zensolutions, c’est aussi la GED qui pense à tous !